Verwaltungssekretär in

Institut für Erziehungswissenschaft / Administration_
**Verwaltungssekretär*in**
**20-40 % **:Am Institut für Erziehungswissenschaft forschen und lehren 15 Professor*innen mit ungefähr 200 Mitarbeitenden. Ca. 2000 Studierende werden in zwei Abteilungen betreut (Bachelor-, Master
- und Doktoratsststudiengänge, Lehrdiplomstudiengang für Maturitätsschulen). Die Unterstützung der Professor*innen erfolgt einerseits zentral durch die Geschäftsleitung und spezialisierte Sekretariatspersonen in den Bereichen Drittmittel, Webseiten oder Lektorat/Korrektorat, sowie andererseits dezentral durch die den einzelnen Professuren zugeordneten Sekretariatspersonen.

Für die administrative Unterstützung zweier Professuren (20 %) sowie die Funktion einer Springer*in für das Gesamtinstitut (20 %) suchen wir eine qualifizierte, verantwortungsbewusste Person.

Beide Pensen können auch separat vergeben werden. Darüber hinaus ist eine Kombination mit der aktuell ebenfalls ausgeschriebenen Stelle im Bereich Drittmittelverwaltung möglich.

**Ihre Aufgaben**: Die Aufgaben umfassen vielfältige Sekretariatsarbeiten, die eine gut organisierte und strukturierte Arbeitsweise sowie hohe Flexibilität erfordern:

- Kommunikation: Ansprechperson für Mitarbeitende, Studierende und Externe, Korrespondenz, Informationsmanagement
- Allgemeine Verwaltungsaufgaben: Terminmanagement, Adressverwaltung, Materialbestellungen, Post
- Organisation: Organisation von Besprechungen, Konferenzen und Tagungsbesuchen, Unterstützung bei der Vorbereitung der Lehre und der Prüfungsorganisation, allfällige Recherchearbeiten
- Personal: Mutationen melden, Personalgewinnung organisieren und begleiten, administrative Unterstützung bei der Führung der Mitarbeitenden, Betreuung der Gäste, Administration Tutorate
- Finanzen: Rechnungskontierung, Budget-Kontrolle Betriebsmittel und Personalbudget, Kreditkarten
- und Spesenabrechnungen, Pauschalzahlungen

Bei der Funktion als Springerperson können nach Absprache und auch temporär weitere Aufgaben hinzukommen.

**Ihr Profil**: Für diese interessante administrative Tätigkeit an der Schnittstelle von Lehre und Forschung erwarten wir eine abgeschlossene kaufmännische Lehre oder eine gleichwertige Ausbildung. Berufserfahrung im Hochschul
- oder Bildungskontext ist sehr erwünscht.

Wir suchen eine zuverlässige, engagierte Persönlichkeit mit hohem Dienstleistungsverständnis und rascher Auffassungsgabe. Sie besitzen Organisationsgeschick und zeichnen sich durch eine selbständige, strukturierte und Arbeitsweise aus. Auch in hektischen Zeiten behalten Sie den Überblick und setzen Prioritäten. Sie arbeiten gerne in einem dynamischen Betrieb, sind belastbar und flexibel. Sie verfügen über gute IT-Anwenderkenntnisse (Office, Outlook), stilsicheres Deutsch sowie Englischkenntnisse. Teamfähigkeit, hohe Sozialkompetenz sowie Diskretion runden Ihr Profil ab.

**Wir bieten Ihnen**: Wir bieten eine vielseitige Tätigkeit in einem forschungsorientierten Umfeld mit vielfältigen Kontakten sowie einen attraktiven Arbeitsort an der Universität Zürich. Die Arbeitsbedingungen richten sich nach den kantonalen Richtlinien.

**Arbeitsort**: Institut für Erziehungswissenschaft, Freiestrasse, Zürich, Schweiz

**Stellenantritt**: Der Stellenantritt erfolgt per 1. Juli 2023 oder nach Vereinbarung. Bitte reichen Sie Ihre Bewerbung elektronisch in einem einzigen pdf-Dokument bis am 31. Mai 2023 ein.