Assistant.e Administratif.ve

EPFL, l’École polytechnique fédérale de Lausanne, est l’un des campus universitaires les plus dynamiques d’Europe et s’inscrit dans le top 20 mondial de nombreux classements académiques. L’EPFL compte plus de 6'500 membres du personnel qui font vivre les trois missions principales de l’École : l’éducation, la recherche et l’innovation. Le campus de l’EPFL offre un cadre de travail exceptionnel au cœur d’une communauté de plus de 17'000 personnes, dont près de 12'500 étudiant-e-s et 4'000 chercheur-euse-s issu-e-s de plus de 120 nationalités différentes.
- **A propos du Respect Compliance Office**
Toute personne de la communauté EPFL qui s’estime victime d’une atteinte à sa santé ou à sa personnalité et qui n’a pas trouvé de solution consensuelle à ses difficultés dans les démarches informelles peut s’adresser au Respect Compliance Office (RCO).
- Le Respect Compliance Officer a donc la mission de gérer les plaintes formelles dans l’Ecole, en matière de harcèlement et discrimination.

**Assistant.e administratif.ve (80%)**:
**Mission**:

- Force de proposition au fonctionnement du Respect Compliance Office, la personne en charge de ce poste assure un soutien général à toute l'unité, en coordination avec l’équipe du RCO.
- Pour ce faire, elle va fournir les services administratifs et financiers pour le RCO et contribuer au travail d'équipe entre les différents services de l'EPFL avec une confidentialité stricte.
- Elle devra garantir une bonne organisation des tâches liées au travail du RCO et proposer une structure pérenne de gestion des dossiers en aidant à la mise en œuvre de la nouvelle gestion des plaintes à l'EPFL.

**Principales tâches et responsabilités**:

- Gérer l’agenda du Respect Compliance Officer (RCO) et de la Coordinatrice : fixer les entretiens, organiser des rencontres avec des interlocuteurs internes ou externes, etc.
- Répondre aux questions et aux demandes d'information et de documentation tout en garantissant la discrétion et la confidentialité
- Gérer des documents électroniques et papier
- Rédiger, relire ou compléter des procès-verbaux de réunions ou d’entretiens
- Cogérer la boîte mail générique de l’unité pour assurer un suivi rapide et professionnel des cas et des situations
- Fournir un soutien général à l'unité (suivi de dossiers, rappel des délais, suivi de plans d’action, recherche d’informations sur certains cas, préparations des réunions ou de présentations, etc.)
- Assurer le soutien administratif pour l’unité (mise à jour su site web RCO, réservations, gestion des factures, notes des frais, etc.)
- Participer aux tâches financière (comptabilité et tenue de budget, suivi du budget et assure la gestion des factures)
- Contribuer au travail d'équipe au sein du RCO (et entre les différents services de l’EPFL), et être force de proposition quant à son fonctionnement

**Profil recherché**:
CFC d’employé
- e de commerce ou équivalent Expérience préalable en tant qu'assistant e administratif
- ve de 3-5 ans min. souhaitée
- Parfaite maîtrise du français et de l'anglais oral et écrit
- Maîtrise des outils informatiques usuels (MS Office, archivage, etc.)
- Expérience avérée en gestion de projets
- Autonomie, sens de l'organisation et de l'initiative, rigueur et souci du détail
- Discrétion et respect stricte des règles de confidentialité
- Une expérience dans des actions de sensibilisation en matière de comportement est un plus
- Grande capacité de communication (environnement multiculturel/international)
- Bonne connaissance du milieu académique ou du domaine des École polytechniques fédérales est un plus

**Nous offrons**:

- Une ambiance de travail conviviale et stimulante
- Un environnement de travail international et de haut niveau
- L’opportunité d’être impliquée dans des projets innovants et variés
- Des possibilités de formation continue et d'autres avantages à découvrir.

**Date d'entrée en fonction**:
De suite ou à convenir

**Type de contrat**:
Durée indéterminée (CDI)

**Taux d'occupation**:
80%

**Remarque**:
**Référence**:
Poste No 3292