Un ou Une Secrétaire Médicale Au Service
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**Description de l'entreprise**:
Avec plus de 12'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2023 en cliquant ici.
Le Département d’oncologie prend en charge, sur les plans diagnostiques et thérapeutiques, les patients et patientes adultes souffrant de maladies cancéreuses et pour un accompagnement de la patientèle et de ses proches. L’objectif est d’assurer l’accès au meilleur traitement anticancéreux, de proposer des soins adaptés et d’anticiper sur les besoins de la patientèle hospitalisée (greffe de moelle, thérapie cellulaire, immunothérapie, etc.). Conjointement, le Centre des cancers permet une coordination des activités transversales dédiée à la problématique des cancers entre services et départements.
Il regroupe 4 services (hématologie, oncologie, oncologie de précision et radio-oncologie) composé d'environ 300 collaborateurs et collaboratrices.
Le Service d’hématologie des HUG assure la prise en charge diagnostique et thérapeutique des patients et patientes souffrant de maladies bénignes ou malignes du sang, en ambulatoire ou en hospitalisation. Il est également le centre de référence de Suisse romande pour la transplantation allogénique de cellules souches hématopoïétiques, y compris le prélèvement de cellules souches par cytaphérèse ou de moelle osseuse. Il assure les consultations d’hématologie dans les autres services des HUG et pour la région genevoise.
Le Service d’hématologie travaille en étroite collaboration avec l’Unité d’hématologie transfusionnelle qui comprend le Centre de transfusion sanguine (CTS) et le Laboratoire d’immuno-hématologie transfusionnelle (LIHT).
**Description du poste**:
Le poste de secrétaire médical en hématologie est divisé en deux principales responsabilités : 30% de votre temps est consacré aux services hospitaliers, tandis que 50% sont dédiés aux activités ambulatoires de la policlinique d’hématologie.
Tâches liées aux activités de la policlinique d’hématologie (50%):
Au sein d’une équipe de secrétariat composée de 4 secrétaires et 1 apprenti, vous assumez toutes les activités inhérentes au secrétariat dans un système de rotation.
Vous accueillez, orientez et informez les patients, patientes et autres personnes au sein du service en adaptant votre communication et en tenant compte du contexte de chaque usager et usagère.
Vous assurez tout le suivi administratif du dossier patient. Vous vous chargez notamment des enregistrements des données administratives, de la préparation des dossiers informatisés de patients et patientes en vue de leur consultation ambulatoire et, de la planification et la coordination des consultations médicales simples et complexes. De plus. vous effectuez les demandes de requêtes labo, faites renouveler les ordonnances, bons de physiothérapie, arrêts de travail, etc. Aussi. vous assurez la numérisation du dossier-patient et effectuez la correspondance rédactionnelle (divers rapports médicaux sous brique problème) et assurez la gestion administrative des demandes de renseignements médicaux (DRM) envoyées par les assurances. Enfin, vous facturez les rapports médicaux et vous vous occupez de la réception, de l'archivage, du scannage et du tri du courrier entrant/sortant.
Tâches liées aux unités hospitalières (30%):
Vous gérez la correspondance rédactionnelle de l’unité et vous en assurez le bon suivi. Vous êtes en charge d’effectuer la rédaction et la mise en forme des rapports médicaux sous la brique problème (lettres de sortie, de transferts et de décès, note d’admission, notes de suite, créations et ouvertures des processus dans le Workflow) et de gérer également tous courriers relatifs à la patientèle (certificats médicaux, ordonnances).
Vous effectuez le suivi des demandes, réclamations ou garantie des assurances maladies et participez activement au suivi des dossiers pour la facturation.
Tout en répondant aux diverses sollicitations, vous menez à bien et de manière autonome les activités administratives en lien avec votre fonction comme par exemple : la gestion des demandes d’admissions, le suivi des dossiers patients (codage et trajectoire), la gestion du courrier interne/externe, de la messagerie électronique (distribution, réponses), l’archivage et la numérisation des documents dans les unités.
Dans un parfait esprit d’équipe et de collaboration, vous développez des relations étroites avec vos collègues et assurez la continuité du service lors des absences. Et de manière générale, votre sens du service fait de vous une personne agile, prête à user de votre flexibilité et polyvalence pour répondre aux besoins des secrétariats.
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