Secrétaire Dfdl

**Présentation de l'entreprise**:
Avec plus de 12'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour découvrir les moments forts et chiffres clefs de l’année 2021 en cliquant ici.

Le Département d’oncologie prend en charge, sur les plans diagnostiques et thérapeutiques, les patients et patientes adultes souffrant de maladies cancéreuses et pour un accompagnement de la patientèle et de ses proches. L’objectif est d’assurer l’accès au meilleur traitement anticancéreux, de proposer des soins adaptés et d’anticiper sur les besoins de la patientèle hospitalisée (greffe de moelle, thérapie cellulaire, immunothérapie, etc.). Conjointement, le Centre des cancers permet une coordination des activités transversales dédiée à la problématique des cancers entre services et départements.

Il regroupe 4 services (hématologie, oncologie, oncologie de précision et radio-oncologie) composé d'environ 300 collaborateurs et collaboratrices.

**Descriptif du poste**:
Au sein du secrétariat de l’unité de recherche clinique Fondation Dr Henri Dubois-Ferrière Dinu Lipatti (DFDL), vous assurez et assistez les médecins de l’unité pour toutes les tâches administratives inhérentes à l’activité de l’unité.

Vous assurez l’accueil physique de la patientèle et la gestion des appels téléphoniques internes/externes de manière personnalisée et professionnelle.

Vous gérez la planification des consultations médicales simples et complexes (prise des rendez-vous, convocations) et organisez les examens complémentaires, avec prise de rendez-vous y relative, tout en vous assurant du suivi de la bonne trajectoire du dossier médical et du patient ou de la patiente.

Tout en répondant aux diverses sollicitations, vous menez à bien et de manière autonome les activités administratives en lien avec votre fonction telles que la gestion des horaires (Vision-RH) des coordinatrices, la gestion administrative des fonds privés ou facultaires, le suivi du budget alloué à la recherche, les différents mailings ainsi que le suivi et classement des dossiers de recherche. De plus, vous effectuez différentes demandes de garantie des assurances maladies et participez activement au suivi des dossiers pour la facturation.

Vous gérez la correspondance rédactionnelle de l’unité de recherche ainsi que la dactylographie des travaux scientifiques, revue des accords de collaboration avec les sponsors d’études, des publications pour le professeur responsable de l'unité ainsi que la prise de procès-verbaux des diverses séances d'unité.

Grâce à votre aisance relationnelle, vous collaborez avec les équipes pluridisciplinaires, les coordinatrices de recherche, les collaborateurs et collaboratrices, les secteurs partenaires, les personnes privées et les autres services.

Durant les périodes de vacances, vous collaborez avec l’équipe du secrétariat d’oncologie pour assurer les tâches nécessaires et transmettez les informations utiles lors des remplacements.
- Entrée en fonction : dès que possible
- Nombre de poste : 1
- Taux d'activité : 80% à 100%
- Classe de fonction : 12
- Type de contrat : contrat de droit privé de 12 mois, renouvelable
- Demande de renseignements : Mme A. Ajdini, cheffe du secrétariat d'oncologie, tél. 079 553 08 60

Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.

**Profil requis**:
Vous êtes titulaire d'une maturité commerciale ou d’un CFC d'employé ou employée de commerce et/ou d’un diplôme de secrétaire médical ou médicale, ou toute formation jugée équivalente.

Vous disposez d’une expérience réussie de 2 à 3 ans dans un poste similaire, au sein d’un secrétariat médical.

Vous avez une parfaite maîtrise du français à l'oral comme à l'écrit et une capacité avérée rédactionnelle. La terminologie médicale vous est aisément compréhensible.

La connaissance de l’anglais (niveau B2) est un atout majeur.

Vous avez une très bonne maîtrise des outils informatiques et possédez l’ECDL (Word, Excel, Powerpoint, Outlook et Web niveau avancé).

Vous possédez un bon esprit d'équipe et vous avez la capacité à travailler en collaboration avec les coordinatrices, l’équipe médicale et soignante.

Vous avez de bonnes capacités de communication et d'écoute. Dynamique et autonome, vous êtes une personne rigoureuse et méthodique, vous faites preuve d'un sens aigu de l'organisation, de la gestion des priorités, de la prise d'initiative et de la planification.

Votre polyvalence vous permet de gérer plusieurs tâches de manière simultanée (gestion des priorités, hiérarchisation des demandes, flexibilité).

Enfin, vous faites preuve d’un sens aigu de la confidentialité.

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