Office Assistent/in

**Aufgaben**:
Ihre Hauptaufgabe wird darin bestehen, das Finanzteam und die Personalabteilung vor Ort zu unterstützen, sowie an gewissen Tagen die Rezeption zu übernehmen.
Ihre Verantwortlichkeiten umfassen:
Finanzsupport:

- Verarbeitung von Rechnungen (Eingangsrechnungen und Ausgabenabrechnungen)
- Überwachung von Zahlungseingängen und -ausgängen
- Unterstützung und Betreuung der Rechnungen sowie Mitarbeiterausgaben (Expense Reports)
- Rechnungen und Genehmigungen durch das DocuWare System
- Andere administrative Tätigkeiten für Finance

HR-Support:

- HR- Administrative Tätigkeiten
- HR-Akten und System Updates
- On
- und Off Boarding von Mitarbeitern
- Koordination von HR-Terminen mit Mitarbeitern sowie mit Externen
- Kontaktperson für Mitarbeiter vor Ort bei Fragen und wünschen

Rezeption:

- Empfang und Begrüßung von Gästen, Kunden und Mitarbeitern
- Annahme und Weiterleitung von Telefonanrufen, Beantwortung von Anfragen und Nachrichten
- Verwaltung von Postein
- und -ausgang sowie Kurierdiensten
- Verwaltung von Terminen, Besprechungsräumen und Kalendern
- Unterstützung bei der Organisation von Firmenveranstaltungen und Meetings
- Allgemeine Verwaltungsaufgaben wie Büromaterialverwaltung

**Ihr Profil**:

- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation im Finanz
- und oder HR- Bereich
- Erfahrungen in Unterstützung der Personalabteilung / HR sowie der Finanzabteilung
- Nachweisbare Erfahrung im Umgang mit finanziellen Transaktionen und Aufzeichnungen
- Kenntnisse in MS Office Suite
- Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und Aufmerksamkeit für Details
- Erfahrung in der Rezeptionist-Funktion ist ein Plus
- Kommunikationsstärke und professionelles Auftreten
- Teamplayer mit der Fähigkeit, sowohl eigenständig als auch in einer Gruppe zu arbeiten
- Fließende Deutsch
- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

**Über uns**:
Die Mission von Spexis besteht darin, innovative Medikamente zu entdecken und zu entwickeln, um Patienten zu helfen, die neuartige transformative Behandlungen benötigen.
Mit Hauptsitzen in der Schweiz und in Boston, zwei globalen Biotech-Zentren, streben wir danach, Spexis zu einem führenden biopharmazeutischen Unternehmen zu entwickeln,
das sich strategisch auf seltene Krankheiten, Onkologie und antimikrobielle Resistenz konzentriert.
Wir suchen nun einen motivierten Mitarbeiter / eine motivierte Mitarbeiterin auf einer 100 %-Basis,
welche das Finance und HR Team unterstützt, sowie für die Rezeption fix an gewissen Tagen einspringen kann.

**Über uns**:
**The mission of Spexis is to discover and develop innovative medicines to help patients who are in need for novel transformative treatments.**:
**Headquartered in Switzerland and Boston, two global biotech-hubs, our ambition is to develop Spexis into a leading biopharmaceutical company with a strategic focus on rare diseases, oncology and antimicrobial resistance. With a strong scientific core, our drug discovery and research efforts are led by our in house scientist via leveraging our discovery platforms in collaboration with top academic centers around the globe. We have two clinical programs focused on products for rare, chronic respiratory diseases.**: