Mitarbeiter in Empfang, 80-100 %

vor 2 Wochen


Schweiz Departementssekretariat GUD - Stadt Zurich Vollzeit

Das Gesundheits
- und Umweltdepartement (GUD) beschäftigt rund 7000 Mitarbeitende und sorgt dafür, dass die Einwohnerinnen und Einwohner in Zürich gesund leben und alt werden können. Wir betreiben das Stadtspital Zürich sowie die Gesundheitszentren für das Alter an rund 40 Standorten. Die städtischen Gesundheitsdienste sorgen mit verschiedenen Angeboten für die Schwächsten unserer Gesellschaft. Der Umwelt
- und Gesundheitsschutz setzt sich für die Grundlagen der Gesundheit und eine hohe Lebensqualität der Bevölkerung ein. Zum GUD gehört zudem die Stiftung Alterswohnungen der Stadt Zürich mit 34 Siedlungen und ca. 2000 Wohnungen.

Im Departementssekretariat arbeiten rund 36 Personen im Stab des Vorstehers GUD. In der Abteilung HR & Services suchen wir Verstärkung. Gehört Dienstleistungsorientierung zu Ihrer DNA? Dann bewerben Sie sich als

**Mitarbeiter*in Empfang, 80-100 %**:
**Ihre Aufgaben****:

- Sie sind erste Ansprechperson für externe Anfragen per Telefon oder Mail und zuständig für den Empfang des Departementssekretariats, die Postverteilung und die Büromaterialbewirtschaftung.
- Als Records Manager*in sind Sie Ansprechperson für Fragen der Mitarbeitenden zu ELO (Elektronischer Leitz Ordner) und verantwortlich für die Qualitätssicherung im ELO sowie die gesamte Archivierung der digitalen Akten wie auch der Papierdossiers.
- Sie koordinieren Anfragen und leiten diese zur Beantwortung an die richtigen Stellen weiter.
- Sie helfen bei der Organisation von Anlässen mit und sind für die Sitzungszimmer zuständig.
- Sie unterstützen die Mitarbeitenden bei alltäglichen Fragestellungen und helfen bei Bedarf bei allgemeinen Sekretariats
- und Sachbearbeitungsaufgaben aus.

**Sie bringen mit****:

- Abgeschlossene kaufmännische oder gleichwertige Ausbildung mit guten IT-Kenntnissen und Berufserfahrung (von Vorteil in einer öffentlichen Verwaltung)
- Ausgeprägte Dienstleistungs
- und Kundenorientierung
- Kommunikative, engagierte und flexible Persönlichkeit mit rascher Auffassungsgabe
- Stilsicherer und präziser Ausdruck in Deutsch (mündlich und schriftlich) und ausgeprägtes Qualitätsbewusstsein auch für Routinearbeiten
- Lösungsorientierte, selbständige und flexible Arbeitsweise und eine gute Portion Humor

**Wir bieten Ihnen****:
Wir bieten Ihnen abwechslungsreiche Aufgaben in einem lebendigen und vielseitigen Tätigkeitsbereich an der Schnittstelle zwischen Politik und Verwaltung sowie attraktive Anstellungsbedingungen und sehr gute Sozialleistungen. Ihr neuer Arbeitsplatz liegt im Kreis 4 in der Nähe des Bahnhofs Wiedikon. Ein tolles Team freut sich auf Ihre Bewerbung.

**Interessiert?****:
Gabriele Schmid-Riedo, Leiterin HR & Services, 044 412 20 21, erteilt Ihnen gerne weitere Auskünfte zur ausgeschriebenen Stelle. Bitte beachten Sie, dass die Bewerbungsfrist am 10. September 2023 abläuft.

Referenz-Nr.: 38663



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