Deputy Corporate Services Manager

vor 2 Wochen

Bern, Schweiz Foreign & Commonwealth Office Vollzeit

Job Description (Roles and Responsibilities)

**About the Embassy**

The British Embassy, Berne is part of the UK Foreign, Commonwealth & Development Office’s world-wide diplomatic network, representing British political, economic and consular interests overseas. We are looking for a motivated, customer-focused individual, with people management and leadership skills, to act as the Deputy Corporate Services Manager for the Embassy who can take on a range of corporate and administrative tasks in support of our activity throughout Switzerland and Liechtenstein.

**Why should you apply?**

**Your Profile**

You are a highly professional, flexible individual and can demonstrate organisational skills and professional experience in juggling competing demands, as well as being able to manage customer and IT department expectations. You have a can-do attitude and are oriented towards providing a supportive and friendly first point of contact service to all colleagues.

**Main duties and responsibilities**:
**Corporate Services**: (Approx 75%)
- Supporting the Corporate Services Manager with his people management and team leadership responsibilities, including overseeing the contracted facilities management staff, ensuring the smooth running of the Ambassador’s official Residence, acting as alternate Secretary for the Embassy’s Corporate Board meetings as required and advising the Ambassador and Deputy Ambassador on corporate issues, including budgeting;
- Perform specific management related duties which should include budgeting and forecasting, preparation of monthly payroll, liaison with federal, cantonal and other host country authorities to ensure the smooth functioning of the Embassy in compliance with local regulations and legal obligations;
- Provide support to colleagues across the embassy especially with procurement and invoicing according to internal standards and criteria;
- Undertake training to familiarise yourself with British Government/ Foreign, Commonwealth & Development Office IT systems, HR processes and other procedures to provide required support to the Embassy teams and UK diplomats in Berne;
- Liaison with in-house and local contractors to ensure effective and efficient project management where required.

**Embassy IT** **(in conjunction with the Deputy IT Support Officer and the FCDO’s central on-line helpdesk)**:(Approx 25%)
- Provide first level onsite IT support;
- Act as the gateway for all staff to the second and third level IT support in the UK;
- Manage local IT infrastructure, including desktops, laptops, printers, scanners, iPhones, telephones, video conferencing equipment etc.;
- Ensure compliance with IT Security Procedures and establish IT contingency solutions;
- Offer workshops, training sessions and ad-hoc guidance to help users to get the most out of the hardware and software provided;
- Maintain and update the inventories for all IT equipment;
- Manage the work and time of the part-time Deputy IT Support Officer, offering coaching and support in his development and assigning tasks as appropriate.

Essential qualifications, skills and experience

**Required skills**:

- Professional experience of administration and corporate management;
- Previous IT support experience in a corporate environment, such as installation and maintenance of desktops, laptops, mobile devices, server hardware and software;
- Familiarity with both Microsoft 365 platform and Apple IOS systems (iPhone);
- Strong numeracy, analytical and troubleshooting skills;
- Ability to effectively communicate with internal and external stakeholders, verbally and in writing;
- Ability to lead and work within a team, with strong customer focus skills and working unsupervised to meet deadlines;
- Excellent organisational and time management and communication skills, attention to detail and good follow-up discipline;
- Fluency in English (C1 level, spoken and written).

Desirable qualifications, skills and experience

**Highly desirable skills**:

- Business fluency in German;
- Experience of staff management and supervision;
- Three or more years of prior experience in a similar field of administration.
- Required behaviours- Making Effective Decisions, Managing a Quality Service, Delivering at Pace, Working Together Application deadline Application deadline - day Application deadline - month Application deadline - year
- 21 August 2023

Grade
- Administrative Officer (AO)

Type of Position
- Full-time, Permanent

Working hours per week
- 40 hours per week

Region
- Europe, Eastern Europe & Central Asia

Country/Territory
- Switzerland

Location (City)
- Berne

Type of Post
- British Embassy

Number of vacancies
- 1

Salary Currency
- CHF

Salary
- 7,330.00 (gross)

Start Date Start Date - day Start Date - month Start Date - year
- 1 October 2023

Other benefits and conditions of employment

This is a full-time, 40 hours per week, permanent position. Probationary period of 3 month, during which either party may

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    Bern, Schweiz VSL Vollzeit

    VSL, filiale de Bouygues Construction, exerce dans le monde entier, dans 4 grands domaines d'activité : le cœur de métier, issu des innovations techniques brevetés par VSL (précontrainte, haubans, murs renforcés, levage lourd), la construction de ponts, les fondations spéciales et géotechniques, le positionnement sur les marchés stratégiques et le...

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    Bern, Schweiz Adecco Vollzeit

    Für einen etablierten Hotelbetrieb in der Stadt Bern, suchen wir eine/n ambitionierte/n **Corporate Sales Manager**: **Ihre Herausforderung** - Pflege des bestehenden Netzwerks auf dem Schweizer Markt - Akquirierung von Neukunden im nationalen Corporate-Segment - Aktives Verkaufen der Hotelleistungen, vornehmlich on-the-road - Umsetzung der kurz-, mittel -...

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  • Sustainability Manager Corporate

    Vor 6 Tagen

    Bern, Schweiz CPL Recruitment Vollzeit

    **Posted date **15 April 2024 **Location**Bern **Job type** Permanent **Salary**Negotiable **Discipline** Life Sciences **Reference**JO-2404-533263 An exciting and growing business looking to bring state-of-the-art medical technology to the market, enabling people globally to self-manage diabetes and other chronic diseases, are looking to hire an...

  • Corporate Real Estate Manager

    vor 3 Wochen

    Bern, Bern, Schweiz Tiger Recruitment Vollzeit

    Corporate Real Estate ManagerDescription of the tasksMaintenance of the company's own properties in the interior and exterior areaCleaning work in general rooms (stairwells, basements, heating, etc.)Responsible for order and cleanliness in our underground garages and parking lotsCare and maintenance of the environment (work in the nursery)Ensure annual...

  • Corporate Real Estate Manager

    vor 3 Wochen

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  • Media & Corporate Communications Manager 80% - 100%

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    Bern, Schweiz Bern Welcome Vollzeit

    Nicht irgendeine StelleBetreuung der Medienstelle und Verantwortung des Bereichs Corporate CommunicationsVerantwortung für einen ganzheitlichen vernetzten Kommunikationsauftritt im Bereich Business (Meetings, Kongresse und Events)Beratung, Projektleitung und Redaktion in einer Funktion vereintSelbständiges Verfassen von Fachartikeln, Medienmitteilungen und...

  • Corporate Development Manager/in

    vor 1 Monat

    Bern, Bern, Schweiz Touring Club Suisse (TCS) Vollzeit

    Corporate Development Manager/in (80%-100%)Der Touring Club Schweiz (TCS) ist mit 1.6 Millionen Mitgliedern der grösste Mobilitätsclub der Schweiz. Wir setzen uns für die Sicherheit unserer Mitglieder ein und bieten eine breite Palette von Dienstleistungen an. Als Nr. 1 für Pannenhilfe sind wir rund um die Uhr für unsere Mitglieder da. Wir sorgen...

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    Berne - Galenica AG - Finanzen / Controlling Als Corporate Finance & Integration Manager unterstützt du die M&A Projekte der Galenica Gruppe und bist für die erfolgreiche Integration von akquirierten Unternehmen (PMI) verantwortlich. Du arbeitest eng mit den unterschiedlichen Stakeholdern zusammen, um sicherzustellen, dass die Integration reibungslos...

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    Bern, Schweiz NH Hotel Group Vollzeit

    We are looking for a **Junior Sales Manager - Corporate & MICE** based in Switzerland. We offer you the opportunity of a new challenge! Corporate Travel and Agency responsibilities; you will be in charge of - Establish & maintain relationships with Key & local Corporate Accounts - Visit with local Key accounts, along with BTC animation; - Animate mid-market...

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    Nicht irgendeine StelleBetreuung der Medienstelle und Verantwortung des Bereichs Corporate CommunicationsVerantwortung für einen ganzheitlichen vernetzten Kommunikationsauftritt im Bereich Business (Meetings, Kongresse und Events)Beratung, Projektleitung und Redaktion in einer Funktion vereintSelbständiges Verfassen von Fachartikeln, Medienmitteilungen und...

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