Office Administrator

At Vertiv, we build products that keep critical technologies running 24/7. We are proud we were the first to protect mainframes with precision cooling systems. We were the first to introduce an integrated enclosure system to distributed networks. We help some of the largest names in the industry bring new capacity online faster and at a lower cost when search and social media increased demand for storage and computing. Our portfolio spans power, thermal and infrastructure management products, software and solutions, and is complemented by a network of nearly 250 service centers worldwide.

We are now looking for an **Office Administrator **to join our team in **Uster, Switzerland.**

This position is part-time for the office ( 40-50% of the time), temporary for 1 year, with the possibility to be extended.

**Activities / Area of Responsibility**:

- Support and coordination for the Managing Director of the Swiss Entity
- Preparation of paperwork, alignment with authorities and other internal/external stakeholders
- Coordination and administration of various office related activities, such as:

- Responsible for Key Management and Safe
- Overseeing and management of incoming and outgoing mail
- Coordination of storage topics
- Office supply management
- Reporting
- Oversee generic incoming calls and responsible for telephone switchboard
- Support with communication towards employees
- Maintenance of all certificates, proofs and attestations for tenders
- Active alignment with internal / external stakeholder on various Swiss entity related topics, such as:

- Submission of invoices for payout
- Follow-up with Finance colleagues on payments of invoices
- Citicard management
- Insurance brokers and alignment with Facility team / Broker team internally
- Alignment with Facility team for landlord communication and facility topics
- Alignment with HR DACH team on site related topics, review employee time recording and handover of company cars
- Alignment with various internal stakeholders on submission of offers to customers

**Aufgaben / Verantwortungsbereich**:

- Unterstützung und Koordinierung des Geschäftsführers der Schweizer Niederlassung
- Vorbereitung des Papierkrams, Abstimmung mit Behörden und anderen internen/externen Beteiligten
- Koordinierung und Verwaltung verschiedener bürobezogener Aktivitäten, wie z.B:

- Verantwortlich für Key Management und Safe
- Beaufsichtigung und Verwaltung der ein
- und ausgehenden Post
- Koordination von Lagerthemen
- Verwaltung des Büromaterials
- Berichterstattung
- Beaufsichtigung der allgemeinen eingehenden Anrufe und Verantwortung für die Telefonzentrale
- Unterstützung bei der Kommunikation mit den Mitarbeitern
- Pflege aller Zertifikate, Nachweise und Bescheinigungen für Ausschreibungen
- Aktive Abstimmung mit internen/externen Stakeholdern zu verschiedenen Themen im Zusammenhang mit der Schweizer Niederlassung, wie z.B.:

- Einreichung von Rechnungen zur Auszahlung
- Nachverfolgung mit den Finanzkollegen bezüglich der Zahlung von Rechnungen
- Citicard-Verwaltung
- Versicherungsmakler und interne Abstimmung mit dem Facility-Team / Maklerteam
- Abstimmung mit dem Facility Team für Vermieterkommunikation und Facility Themen
- Abstimmung mit dem HR DACH-Team bei standortbezogenen Themen, Überprüfung der Zeiterfassung der Mitarbeiter und Übergabe der Firmenwagen
- Abstimmung mit div. internen Abteilungen hinsichtlich der Abgabe von Angeboten für Kunden