Arztsekretär in

Das Schweizerische Tropen
- und Public Health-Institut (Swiss TPH) ist ein weltweit renommiertes Institut auf dem Gebiet der globalen Gesundheit mit besonderem Fokus auf Länder mit niedrigen und mittleren Einkommen. Assoziiert mit der Universität Basel, verbindet das Swiss TPH Forschung, Lehre und Dienstleistungen auf lokaler, nationaler und internationaler Ebene. Rund 900 Personen aus 80 Ländern arbeiten am Swiss TPH in Bereichen wie Infektionskrankheiten und nicht-übertragbare Krankheiten, Umwelt, Gesellschaft und Gesundheit, sowie Gesundheitssysteme und -programme.

Im Zentrum für Reise
- und Tropenmedizin werden Reisende aus Basel und Umgebung vor der Reise beraten und nach der Reise behandelt. Als Nationales Referenzzentrum für importierte parasi-täre Krankheiten des Menschen bietet es Ärzten und Spitälern in der ganzen Schweiz eine Vielzahl von Dienstleistungen an.

Für das reisemedizinische Zentrum suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung eine*n Arztsekretär*in (80-100%) für die Organisation der tropen
- und reisemedizinischen Sprechstunde sowie die Erledigung allgemeiner administrativer Aufgaben des Ambulatoriums.

Wir führen eine abwechslungsreiche tropen
- und reisemedizinische Sprechstunde sowohl für externe Patient*innen als auch für Mitarbeitende des Institutes. Im Rahmen unserer Tätigkeit kommen wir mit Patient*innen und Mitarbeitenden aus unterschiedlichen Nationen in Kontakt.

**Sie übernehmen insbesondere diese Aufgaben**:

- Sekretariatsarbeiten im Tropenmedizinischen Ambulatorium insbesondere:

- Empfang und Betreuung der Patient/innen im Ambulatorium
- Elektronische Erfassung der Personaldaten der Patient/innen sowie Bereitstellung und Verwaltung der Krankengeschichtedossiers inkl. Ablage
- Sprechstundenplanung und -verwaltung im Praxisverwaltungsprogramm VITOMED
- Bestellung, Versand und in Rechnungstellung von Impfstoffen sowie rezeptpflichtigen Medikamenten, welche in der Schweiz nicht registriert sind (inkl. Abgabekontrolle und Statistik)
- Korrektur und Versand von Berichten der Ärztinnen und Ärzte
- Telefontriage von Notfällen sowie allgemeine telefonische und schriftliche Bearbeitung von Anfragen auf Deutsch, Englisch und Französisch
- Organisation von Sitzungen und Protokollführung
- Koordination der Eintrittsuntersuchungen für neue Mitarbeitende am Swiss TPH
- Führen des Impfempfangs während der Impfsprechstunde inkl. Kasse
- Zusammenarbeit mit und Koordination von verschiedenen internen Schnittstellen wie der IT-, HR- und Finanzabteilung
- Entgegennahme und Weiterleitung von Anfragen verschiedener externen Schnittstellen wie Ärztinnen und Ärzte, Spitäler und Krankenkassen

**Diese Voraussetzungen bringen Sie idealerweise mit**:

- Abgeschlossene Weiterbildung als dipl. Arztsekretär*in oder kaufmännische Ausbildung mit guten mit Kenntnissen in der medizinischen Terminologie
- Min. 2 Jahre Berufserfahrung in einer ähnlichen Funktion
- Sehr gute Kenntnisse in Deutsch und Englisch sowie gute Französischkenntnisse sind Pflicht, weitere Sprachen wären von Vorteil
- Sehr gute Kenntnisse mit den MS Office Programmen, Kenntnisse mit dem Praxisprogramm VITOMED von Vorteil
- Hohe Organisationsfähigkeit innerhalb des Teams sowie mit den Ärztinnen und Ärzten
- Selbständige Arbeitsweise und vernetztes Denken auch in hektischen Zeiten
- Flexibilität während Ferienvertretungen

**Das können wir Ihnen bieten**:

- Integration in ein kleines, familiäres Team
- Innerhalb des Teams flexible Vereinbarung der Arbeitstage sowie des Arbeitspensums
- Familienfreundliche Personalpolitik
- Nach dem Umzug ins «Turmhaus» am Aeschenplatz im Januar 2024 erwartet Sie ein zentralgelegener und topmoderner Arbeitsplatz in Basel mit optimaler ÖV-Anbindung
- Spannende Tätigkeit mit viel Eigenverantwortung und Gestaltungsmöglichkeiten
- Interessante Begegnungen mit Menschen verschiedenster Herkunft

**Bewerbung / Kontakt**

Bitte übermitteln Sie uns Ihre Bewerbung mit:

- Lebenslauf
- Motivationsschreiben inkl. Name und Kontakt von 1 - 2 Referenzpersonen
- Zertifikate und Arbeitszeugnisse

Bewerbungen via Post oder E-Mail sowie von Agenturen werden somit nicht berücksichtigt.
Unter diesem Link erhalten Sie Einblick ins Arbeitsumfeld am Zentrum für Tropen

**Rahmenbedingungen**:
Vertragsbeginn: per sofort oder nach Vereinbarung
Arbeitsort: Basel, Schweiz
Vertragsdauer: unbefristet
Arbeitspensum: 80-100%
Reisetätigkeit: Keine
Bitte kontaktieren Sie bei Fragen Sonja Bühler, Lead Recruiting Partner, Tel: +41 62 284 8778.