Assistant.e Administratif.ve

Le Collège du Léman est l'un des plus prestigieux internats et externats internationaux de Suisse, situé au bord du lac Léman.

L'école aide les élèves à trouver leur place dans le monde en favorisant l'épanouissement individuel, l'excellence académique et la citoyenneté mondiale. Les élèves suivent des cursus scolaires internationaux et nationaux, avec des programmes en anglais, en français et bilingues, et intègrent les meilleures universités du monde.

C'est une communauté véritablement internationale, avec plus de 150 nationalités différentes parmi les 2000 élèves de l'externat et les 240 élèves de l'internat. Ils se réunissent sur un campus vert de 8 hectares, semblable à un village.

**Objectifs principaux du rôle**

L’Assistant.e administratif est une personne au niveau de réflexion élevé, dans la mesure de communiquer à la fois en français et en anglais. Elle saura communiquer à la fois avec les parents d’élèves, les élèves, les employés du département des transports ainsi qu’avec différents acteurs du Collège du Léman.

Le poste est à pourvoir en février, la date exacte reste à determiner, dans le cadre d'un remplacement congé maternité.

**Responsabilités**
- Gestion des inscriptions, des annulations de transport scolaire et modifications des adresses
- Suivi des modifications de transport avec les chauffeurs
- Traitement des appels téléphoniques en français et anglais
- Traitement des demandes de remboursement (notes de frais)
- Suivi des présences / absences pour les élèves du primaire du 2e service de bus
- Gestion des autorisations temporaires de transport - absences / invitations / demandes particulières
- Traitement et planification des demandes de transports - excursions, voyages, demandes particulières avec les différents départements concernés
- Etablissement du planning journalier et mensuel des transports pour les chauffeurs à temps plein
- Classement des disques tachygraphes
- Suivi des dates de rendez-vous pour les expertises périodiques
- Contrôle et établissement de listes trimestrielles pour la facturation des élèves bus
- Etablir les statistiques d’élèves inscrits pour les 1ère et 2ème courses scolaires. Gestion des inscriptions, annulations, kilométrages bus
- Enregistrement des factures de réparations externes et sur un fichier (suivi de garantie et de l’entretien des véhicules)
- Classement divers

**Compétences et qualifications**
- Aisance dans les contacts avec le public, enfants et parents
- Aisance avec les outils informatiques Outlook, Word, Excel
- Aptitude à travailler en équipe
- Très bonne capacité d’organisation
- Flexibilité, disponibilité
- Langues demandées : Français, anglais
- Il est important que vous soyez toujours conscient des directives en matière de protection de l'enfance et que vous observiez une distance professionnelle avec les étudiants tout en développant des relations de travail efficaces et bienveillantes. Vous comprenez et adoptez l'importance de la diversité et de l'inclusion et vous vous opposez à toute forme de discrimination. Des enquêtes sur les antécédents et des vérifications des références des dix dernières années seront effectuées au cours du processus de sélection._