Persãnliche Assistentin

Generalsekretariat GS-EDA
Zollikofen und Homeoffice | 80-100% (Jobsharing möglich)
Diesen Beitrag können Sie leisten
Den Terminkalender des Delegierten für die Ukraine selbständig führen, eine reibungslose Abwicklung des Tagesgeschäfts sicherstellen, die für Sitzungen, Tagungen, Reisen und andere Veranstaltungen erforderlichen Unterlagen rechtzeitig und in einwandfreier Qualität zur Verfügung stellen
In Absprache mit den zuständigen Organisationseinheiten Dienstreisen organisieren und die entsprechenden Dienstreiseabrechnungen erstellen
E-Mails und sonstige Korrespondenz in deutscher, französischer und englischer Sprache nach Rücksprache mit der Leiterin oder dem Leiter des Büros des Delegierten für die Ukraine selbständig bearbeiten
Anrufe und Anfragen an den Delegierten für die Ukraine entgegennehmen, telefonischer Kontakt mit Behörden, Organisationen sowie Bürgerinnen und Bürgern im In
- und Ausland
Schnittstelle zu EDA-internen und externen Stellen, administrative Organisation des Büros des Delegierten für die Ukraine in Abstimmung mit dessen Leiterin oder dessen Leiter und den Unterstützungsfunktionen
Administrative und logistische Aufgaben des Büros koordinieren, physische, virtuelle und hybride Veranstaltungen planen und durchführen, Treffen koordinieren, Fristen überwachen
Das macht Sie einzigartig
Kaufmännische Berufsausbildung, Weiterbildung als Direktionsassistent/-in und mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Funktion innerhalb der Bundesverwaltung, Erfahrung in einer Schweizer Auslandvertretung erwünscht
Solide IT-Kenntnisse (Acta Nova, MS-Office, Outlook) und Gewandtheit im Umgang mit den verschiedenen Arbeitsmitteln
Selbständige und zuverlässige Arbeitsweise, Eigeninitiative und Flexibilität
Organisationstalent, Belastbarkeit und Teamfähigkeit
Integrität, Loyalität und Diskretion
Sehr gute redaktionelle Kenntnisse in mindestens zwei Amtssprachen und in Englisch
Interesse für die Innen
- und Aussenpolitik der Schweiz, insbesondere im Zusammenhang mit dem Konflikt in der Ukraine
**Eintrittsdatum**:
01.01.2025
**Anstellungsart**:
befristet
31.12.2028
**Referenz-Nr.**:
JRQ$540-12226
**Arbeitsort**:
Eichenweg 5, 3052 Zollikofen
Fragen zur Stelle
Elena Wildi-Ballabio
+41 58 46 91721
Fragen zur Bewerbung
HRB EDA
Das macht uns aus
Das Eidgenössische Departement für auswärtige Angelegenheiten (EDA) koordiniert und gestaltet im Auftrag des Bundesrats die Schweizer Aussenpolitik, wahrt die Interessen des Landes und fördert Schweizer Werte.
Das Generalsekretariat (GS-EDA) unterstützt und berät als Stabstelle den Departementsvorsteher in seiner täglichen Arbeit. Es bereitet die Geschäfte für Parlament und Bundesrat vor und informiert die Öffentlichkeit über die Aktivitäten des Departements. Zudem unterstützt es das Vertragsmanagement im EDA, führt das Compliance Office und prüft die Effektivität des Risikomangements, der Kontrollen sowie der Führungs
- und Überwachungsprozesse. Ausserdem stellt es die Chancengleichheit im EDA sicher und behandelt alle historischen Fragen, die das Departement betreffen. Dem Generalsekretariat unterstellt ist zudem Präsenz Schweiz, welche die Strategie des Bundesrats für die Landeskommunikation der Schweiz umsetzt.
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Das bieten wir
Arbeiten für die Schweiz
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Wir setzen uns für das Erfolgsmodell Schweiz ein und arbeiten zum Wohl der Bevölkerung.
Gelebte Vielfalt
Gelebte Vielfalt
Dank Chancengleichheit entfalten wir unsere Kompetenzen und bringen unterschiedliche Perspektiven ein.
Gesund am Arbeitsplatz
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Wir unterstützen und beraten unsere Mitarbeitenden im Bereich der physischen und psychischen Gesundheit.
Zusätzliche Informationen
Für zusätzliche Informationen steht Ihnen Elena Wildi-Ballabio, Chefin Stab Generalsekretariat EDA, Tel. +41 58 469 17 21, gerne zur Ver fügung.
**Bewerbungsfrist**: keine
Lohnklasse unter Vorbehalt definitiver Einstufung
Die Bundesverwaltung achtet die unterschiedlichen Bedürfnisse und Lebenserfahrungen ihrer Mitarbeitenden und fördert deren Vielfalt. Gleichbehandlung geniesst höchste Priorität.