Secrétaire de La Cheffe Du Service de Chirurgie

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Geneve, Schweiz Hôpitaux Universitaires de Genève Vollzeit

**Description de l'entreprise**:
Avec plus de 12'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2023 en cliquant ici.

Le Département de la femme, de l'enfant et de l'adolescent a pour mission d’offrir des soins de qualité et adaptés aux besoins des femmes à chaque étape de leur vie et aux problèmes de santé auxquels sont confrontés les nouveau-nés, les enfants et les adolescentes et adolescents de leur naissance jusqu'à l'âge de 16 ans. Il œuvre au développement des prestations de pointe et des pôles de compétence de spécialités.

Le Service de chirurgie de l’enfant et de l’adolescent, traite à la fois des affections simples et courantes et des problèmes complexes et très spécialisés. Les enfants opérés peuvent être suivis en ambulatoire ou hospitalisés dans l’un des 25 lits que compte le service.

**Description du poste**:
Au sein du Service de chirurgie de l’enfant et de l’adolescent, vous assistez la médecin cheffe de service pour la gestion et l'organisation administrative du service, dans les domaines clinique, académique et de recherche, en assurant l'interface entre les différentes filières professionnelles.

Vous accueillez téléphoniquement les parents, organisez les rendez-vous, les séances et les séminaires, en gérant l’agenda électronique de la médecin cheffe de service. Vous préparez les dossiers, rédigez les comptes rendus de séances et coordonnez le suivi des décisions prises.

Vous vous occupez de la rédaction des rapports médicaux (consultations et opératoires) et gérez la correspondance papier et électronique de manière autonome ou sous dictée. Votre capacité d'auto-initiative vous permet d'analyser les situations afin de soumettre des projets de réponse.

Tout en répondant aux diverses sollicitations, vous menez à bien et de manière autonome les activités administratives en lien avec votre fonction telles que la gestion des horaires (VRH) des médecins cadres, la gestion administrative des fonds privés ou facultaires, l’organisation des congrès et colloques du corps médical, le suivi du budget alloué au service et à la recherche.

Votre proactivité vous permet d'effectuer les tâches logistiques découlant de la vie d’un secrétariat, telles que les commandes, les demandes d'engagement, de remboursement de frais et de formation.

Votre excellent sens du service fait de vous une personne agile et diplomate vous permettant d'accueillir, d'informer et d'orienter les patients et patientes et les personnes les accompagnant.

Au sein de l’équipe, vous développez un lien de proximité avec vos collègues secrétaires médicales et vous assurez une continuité de service lors des absences. Et plus généralement, votre sens du service fait de vous une personne agile prête à mettre votre polyvalence au service de l’institution pour exercer dans différents services en fonction des besoins.

**Qualifications**:
Vous êtes titulaire d'un diplôme de l'École supérieure de commerce et d'une formation administrative supérieure de type brevet fédéral d'assistant ou assistante de direction.

Vous disposez d'une expérience réussie de 3 ans dans un poste similaire dans un secrétariat de direction, idéalement dans le milieu médical ou de la santé publique. La terminologie médicale vous est aisément compréhensible.

Vous avez une parfaite maîtrise du français à l'oral comme à l'écrit et une capacité avérée de rédaction et possédez de très bonnes connaissances écrites et orales de l'anglais. La connaissance d'une troisième langue est un atout supplémentaire.

Vous possédez la certification ECDL advanced sur Word, Excel, Powerpoint Outlook et/ou Web. La maîtrise des logiciels en vigueur aux HUG (DPA, DPI, OPALE, GRECO, Winscribe et Requête Labo) est un atout non négligeable.

Vous faites preuve d'un très bon esprit d'équipe et d'entraide. Vous êtes autonome et avez un bon sens de l'organisation et des priorités. Vous êtes une personne rigoureuse et précise dans les tâches qui vous sont confiées.

Vous disposez également des outils vous permettant de faire face aux imprévus et gérer ainsi aisément les situations de stress.

Enfin, vous faites preuve d’un sens aigu de la confidentialité.

**Informations complémentaires**:

- Entrée en fonction : dès que possible
- Nombre de poste : 1
- Taux d’activité : 90%, présence du lundi au vendredi
- Classe de fonction : 13
- Contrat : CDD de 6 mois, probablement prolongeable

Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.

  • Adjoint ou Adjointe de La Cheffe Du Service

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    Geneve, Schweiz Hôpitaux Universitaires de Genève Vollzeit

    **Description de l'entreprise**: Avec plus de 12'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour découvrir les moments forts de l’année 2022 en...

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  • Secrétaire Du Service Stérilisation

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  • Adjoint ou Adjointe de La Cheffe Du Service

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  • Adjoint ou Adjointe de La Cheffe Du Service

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  • Secrétaire Médical ou Médicale Au Service de

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  • Secrétaire de Cadre Hospitalo-universitaire

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  • Secrétaire Médical Assistant ou Médicale

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  • Secrétaire Médical ou Médicale Au Service de

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  • Secrétaire Au Sein de La Consultation de

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  • Secrétaire Au Département de Médecine de Premier

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