Office Assistant

vor 2 Wochen

Fribourg, Schweiz World Health Organization Vollzeit

**Grade***: G4

**Contractual Arrangement***: Temporary appointment under Staff Rule 420.4

**Contract Duration (Years, Months, Days)***: 12 months

**Job Posting***: Mar 10, 2023, 6:09:26 AM

**Closing Date***: Mar 31, 2023, 4:59:00 PM

**Primary Location***: Switzerland-Geneva

**Organization***: HQ/SHO Strategic Health Operations WRE

**Schedule***: Full-time

**OBJECTIVES OF THE PROGRAMME**:
The HQ Operations Support & Logistics team (OSL) is part of Strategic Health Operations(SHO), division of Emergency Response (WRE), WHO Health Emergencies Programme (WHE). The mission of WHE is to build the capacity of Member States to manage health emergency risks and, when national capacities are overwhelmed, to lead and coordinate the international health response to contain outbreaks and to provide effective relief and recovery to affected populations. The objective of the Strategic Health Operations Department is to ensure the establishment of strong emergency management system at all three levels of the Organization(based on incident management), implementation of operations and services according to agreed standards, and availability of a strong logistics and operational support capacity. The Department prioritizes support to the most vulnerable and low capacity countries.

***DESCRIPTION OF DUTIES**:
Within the delegated authority, the incumbent is assigned all or part of the following responsibilities:
1. Receive, screen, track and distribute incoming correspondence, attaching background information or related file, and forwarding to the staff concerned, drawing their attention to specific issues/problems as necessary.
2. Draft replies to general and administrative correspondence on the basis of instructions or on own initiative and finalize such correspondence.
3. Using GSM, prepare travel requests for official WHO travel. Make flight and hotel reservations, prepare travel files and deal with other related matters as requested or on own initiative.
4. Initiate, through Oracle/GSM procurement module, contracts for consultants, Agreements for Performance of Work (APW), and other contract modalities. Monitor and record receipt of deliverables and initiate and monitor payments as needed. Initiate, through Oracle/GSM procurement module, requisitions for goods procurement, and monitor and receipt of deliverables.
5. In collaboration with senior administrative support staff, monitor deadlines, reminding staff members of such and ensuring that correspondence and queries are responded to in a timely manner.
6. Type, edit for language and grammar, correct and format, in accordance with WHO and departmental styles, technical reports and documents, tabular materials and assist in preparing presentations.
7. Obtain documents and information from in-house and external sources as required; perform information searches (library, internet) as requested.
8.Maintain filing systems, ensuring that all activities supported are traceable and accessible as required.
9. Screen and receive visitors and telephone calls with tact, discretion, making appointments, answering queries and/or redirecting visitors and callers with diplomacy and courtesy, obtaining background information on the purpose of appointments.
10. Support the organization of team and departmental meetings, workshops, seminars, etc., including the typing of lists of participants, preparation of travel requests, letters of invitation, files, presentations and slides, reservation of meeting rooms and hotel accommodation.
11. Replace other support staff as required.
12. Perform other related duties as required or instructed, including provision of support to other areas of work and teams within the department, as required.

***REQUIRED QUALIFICATIONS**:
**Education**:
**Essential**: Completion of secondary school education or equivalent.

**Experience**:
**Essential**: At least 3 years of relevant experience.
**Desirable**: Relevant experience in WHO or another UN agency. Experience in Oracle-based or other ERP systems.

**Skills**:

- Sound organization and wide range of office skills.
- Sound knowledge and skills using a variety of office and computer packages.
- The ability to multitask and work independently when required.

**WHO Competencies**:
Teamwork
Respecting and promoting individual and cultural differences
Communication
Creating an empowering and motivating environment
Moving forward in a changing environment

**Use of Language Skills**:
**Essential**: Expert knowledge of English. Intermediate knowledge of French.
The language requirements for English and French are interchangeable

**REMUNERATION**:
**ADDITIONAL INFORMATION**:

- This vacancy notice may be used to fill other similar positions at the same grade level
- A written test may be used as a form of screening.
- WHO is committed to workforce diversity.
- WHO prides itself on a workforce that adheres to the highest ethical and professional standards and that is committed to put the WHO Values Charte

  • Assistant ou Assistante de Direction Fr-de-en

    vor 3 Wochen

    Fribourg, Schweiz Adecco Vollzeit

    Afin de répondre aux demandes récurrentes de nos clients, nous sommes à la recherche de divers professionnels dans le domaine administratif. **Assistant ou assistante de direction FR-DE-EN (H/F/X)**: **Votre défi** - Assurer les travaux de secrétariat et d'assistance administrative - Gérer les appels téléphoniques en français, allemand et anglais...

  • Back-office sales assistant

    vor 2 Wochen

    Fribourg, Schweiz Mémoire Vive SA Vollzeit

    Servir le client comme on aimerait être servi soi-même. Telle est la philosophie de Mémoire vive depuis plus de 35 ans. Bien plus qu’une société de dépannage informatique, Mémoire Vive c’est aussi et surtout un service technique, agréé par Apple, qui a intégré le groupe e-novinfo en 2022.Grâce au groupe nous pouvons fournir un service à...

  • Back-office sales assistant

    vor 3 Wochen

    Fribourg, Schweiz Mémoire Vive SA Vollzeit

    Servir le client comme on aimerait être servi soi-même. Telle est la philosophie de Mémoire vive depuis plus de 35 ans. Bien plus qu’une société de dépannage informatique, Mémoire Vive c’est aussi et surtout un service technique, agréé par Apple, qui a intégré le groupe e-novinfo en 2022.Grâce au groupe nous pouvons fournir un service à...

  • Staff Assistant

    Vor 7 Tagen

    Fribourg, Schweiz United Nations Vollzeit

    **Job Opening** **Job Opening ID**: 232363 **Job Network** : Management and Administration **Job Family** : Administration **Category and Level** : General Service and Related Categories, G-5 **Duty Station** : GENEVA **Department/Office** : Economic Commission for Europe **Date Posted** : Apr 8, 2024 **Deadline** : May 8, 2024 **Org. Setting and...

  • Sales Assistant

    vor 4 Wochen

    Fribourg, Schweiz Careerplus Vollzeit

    Vous cherchez un poste de Sales Assistant dans une entreprise internationale ? Notre client, une entreprise spécialisée dans les matériaux de construction et à dimension internationale, est actuellement à la recherche d'un-e **Sales Assistant à 100%**. **Vos activités chez votre futur employeur** - Vous saisissez les commandes, envoyez les...

  • Back-office sales assistant

    vor 2 Wochen

    Fribourg, Schweiz Mémoire Vive SA Vollzeit

    Servir le client comme on aimerait être servi soi-même. Telle est la philosophie de Mémoire vive depuis plus de 35 ans. Bien plus qu’une société de dépannage informatique, Mémoire Vive c’est aussi et surtout un service technique, agréé par Apple, qui a intégré le...

  • Administrative Assistant

    vor 4 Wochen

    Fribourg, Schweiz EPFL Vollzeit

    EPFL, the Swiss Federal Institute of Technology in Lausanne, is one of the most dynamic university campuses in Europe and ranks among the top 20 universities worldwide. The EPFL employs more than 6,000 people supporting the three main missions of the institutions: education, research and innovation. The EPFL campus offers an exceptional working environment...

  • Human Resources Assistant

    vor 4 Wochen

    Fribourg, Schweiz United Nations Vollzeit

    **Job Opening** **Job Opening ID**: 228922 **Job Network** : Management and Administration **Job Family** : Human Resources **Category and Level** : General Service and Related Categories, G-6 **Duty Station** : GENEVA **Department/Office** : United Nations Office at Geneva **Date Posted** : Feb 21, 2024 **Deadline** : Feb 28, 2024 **Org. Setting...

  • Executive Assistant

    vor 4 Wochen

    Fribourg, Schweiz Adnovum Informatik AG Vollzeit

    **Das ist deine Rolle**: Als Software-Engineering-Unternehmen nimmt es Adnovum mit den kniffligsten Herausforderungen in puncto Software und Security auf. Renommierte Finanzdienstleister und Versicherungen sowie Behörden und Unternehmen zahlreicher anderer Branchen nutzen unsere neuartigen Lösungen. Mit mehr als 600 Mitarbeitenden an unserem Hauptsitz in...

  • Management Assistant

    Vor 4 Tagen

    Fribourg, Schweiz Careerplus Vollzeit

    Pour notre client, nous sommes à la recherche d' **un-e Management Assistant trilingue FRA/ALL/ANG**. L'entrée en fonction est au plus vite ou à convenir. **Vos activités chez votre futur employeur** - Vous assistez la direction dans l'ensemble de ses activités - Vous élaborez divers travaux administratifs, gérez les agendas et veillez à la...

  • Assistant-e RH

    vor 8 Stunden

    Fribourg, Schweiz Groupe Grisoni Vollzeit

    En ligne depuis le 12 juillet 2023 **Assistant-e RH**: Taux d'occupation : 80% Lieu de travail : St-Légier (VD) Acteur reconnu du secteur de la construction en Suisse romande, le Groupe Grisoni est une entreprise familiale active depuis 1946. Fort d’un capital humain de près de 1300 collaboratrices et collaborateurs fixes, il compte neuf entreprises...

  • Visual Sales Assistant Teilzeit

    vor 4 Wochen

    Fribourg, Schweiz ONLY Stores Vollzeit

    VISUAL SALES ASSISTANT TEILZEIT (M/W/D) Wir, ONLY Stores Switzerland AG, eine Bestseller Retail-Partner Gesellschaft, suchen zur erfolgreichen Expansion unseres Unternehmens und zur weiteren Optimierung unseres Markenauftritts ONLY an unserem Standort PFÄFFIKON, zur Verstärkung unseres Teams engagierte und kompetente Unterstützung als **Visula Sales...

  • Assistant/e Conseiller/ère Entreprises

    vor 4 Wochen

    Fribourg, Schweiz Banque Cantonale de Fribourg Vollzeit

    Taux d'activité: 100%- Lieu: Châtel-St-Denis, CH- Date: 20 avr. 2023**Activités** - Assister les conseillers dans la gestion de l'ensemble du portefeuille clients - Etablir les demandes de crédits, offres, protocoles, rapports et contrats - Préparer les visites des clients et accueillir ces derniers - Effectuer et documenter les contrôles internes -...

  • Assistant Achats

    vor 4 Wochen

    Fribourg, Schweiz Manpower Vollzeit

    Pour notre client une maison horlogère genevoise, je suis à la recherche d'un(e) assistant achats **(H/F)** **_Activités_**: Nous recherchons un Acheteur délégué (H/F)** **dont les missions seront les suivantes: - Traitement de factures - Mise en place d'accords de confidentialité - Réalisation des indicateurs de suivi de l'activité - Mise à jour...

  • HR Assistant Stagiaire

    Vor 4 Tagen

    Fribourg, Schweiz Restaurant Luigia Vollzeit

    Afin de compléter l'équipe des Ressources Humaines chez Capomondo SA (Genève), nous sommes à la recherche d'un(e) stagiaire Assistant Ressource Humaine. L'objectif principal de ce stage est de d'aider dans les tâches quotidiennes la responsable du département. Soutien au recrutement: - Activation de nouveaux canaux de recrutement - Sélection des CV -...

  • Assistant / -e Administratif / -ve à 80%

    vor 4 Wochen

    Fribourg, Schweiz Altrajob Vollzeit

    **ASSISTANT / -E ADMINISTRATIF / -VE à 80%**: - Emploi:Fixe - Langue:Français - Région:Fribourg : Sud du canton - Descriptif du poste: - Mandatés par notre client actif dans le domaine de la transition énergétique, nous sommes à la recherche d'un/e assistant/e administratif/ve à 80%- Préparation des offres et soumissions - Mise à jour du carnet de...

  • Personal Assistant 100%

    vor 3 Wochen

    Fribourg, Schweiz Adecco Vollzeit

    Für unseren internationalen Kunden suchen wir im Herzen Zürichs per sofort bis Ende Juni 2023 eine/n: **Personal Assistant 100% (m/w)**: **Ihre Herausforderung** - Verwaltung des Terminkalenders und Arrangieren von Telefonkonferenzen - Bearbeitung von Anrufen und Kontaktaufnahme mit Kunden - Überprüfung eingehender Rechnungen und Bearbeitung von...

  • HR Assistant 100%

    Vor 4 Tagen

    Fribourg, Schweiz Orell Füssli Thalia Vollzeit

    Für unseren Hauptsitz in **Zürich** suchen wir zur Verstärkung in unserem HR Team eine*n **HR Assistant 100% (a)**: In dieser Funktion sind Sie ein wichtiger Dreh - und Angelpunkt für die Human Resources-Abteilung und Sie werden Teil eines engagierten Teams, welches sich im gesamten Aufgabenspektrum des Bereichs HR-Management bewegt. Das...

  • Assistante de Direction

    Vor 3 Tagen

    Fribourg, Schweiz Adecco Vollzeit

    Assistante de direction recherchée (h/f/d) **Assistante de direction (h/f/d)**: **Votre défi** Assurer le bon fonctionnement des activités quotidiennes de la direction. Répondre aux appels téléphoniques et planifier les déplacements de la direction. Préparer de manière autonome une correspondance sophistiquée en allemand et en français. Mettre...

  • Assistant(E) de Direction

    Vor 3 Tagen

    Fribourg, Schweiz Brodard Executive Search Vollzeit

    Description du poste - Pour notre client, une fiduciaire genevoise, nous recherchons un(e): **Assistant(e) de direction / personnel(le) FR-ANG** - 80% à 100%**Responsabilités**: - Partie Fiduciaire: - Gestion administrative du bureau - Gestion des sous-locataires du bureaux (liens avec les régies, baux, etc..) - Gestion de l'économat et des stock de...