Verwaltungssekretär/in

Generalsekretariat

**Verwaltungssekretär/in 70 - 80%**:
Wir suchen zur Ergänzung unseres administrativen Sekretariates per 01.01.2025 oder nach Vereinbarung eine/n dienstleistungsorientierte/n und verantwortungsbewusste/n

**Verwaltungssekretär/in 70% - 80%**

**Ihre Aufgaben**:

- Sie sind gemeinsam mit einer Kollegin verantwortlich für die Schnittstelle mit den beiden KEK-Abteilungen und übernehmen folgende Aufgaben:

- Sicherstellung der korrekten und reibungslosen administrativen Abläufe, inklusive selbstständige Bearbeitung und Triage aller Forschungsgesuch-Eingänge
- Zentrales Bindeglied zwischen den Abteilungspräsidenten, den Kommissionsmitgliedern und den Mitarbeitenden der Geschäftsstelle der KEK
- Administrative Bearbeitung und elektronische Dossierführung der Forschungsgesuche
- Ausfertigung von Beschlüssen sowie Termin
- und Fristenkontrolle
- Zweisprachige Abwicklung der Geschäftskorrespondenz und selbstständige Auskunftserteilung per Telefon (Deutsch / Englisch)
- Vor
- und Nachbereitung von Kommissionssitzungen und Fortbildungsveranstaltungen
- Freigabe der Rechnungen an die Gesuchsteller und Sicherstellung der Begleichung

**Ihr Profil**:

- kaufmännische Ausbildung (EFZ) und einige Jahre Berufspraxis in einer vergleichbaren Funktion
- sehr gute Kenntnisse von MS-Office-Programmen
- sehr gute Ausdrucksweise in deutscher Sprache (mündlich und schriftlich)
- mündliche und schriftliche Englischkenntnisse
- Routine in komplexen Sekretariatstätigkeiten
- selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise
- Aufgeschlossene, teamorientierte Persönlichkeit

**Wir bieten**:

- Eine spannende, abwechslungsreiche und selbständige Tätigkeit in - und mit - einem kleinen, sympathischen Team am Puls der nationalen und internationalen klinischen Forschung
- Zeitgemässe Arbeitsbedingungen nach kantonalen Richtlinien
- Einen zentral gelegenen Arbeitsplatz in der Nähe Hauptbahnhof Zürich

**Ihre Bewerbung**:
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung via unser Online-Tool.

Bei Fragen ist Karin Otter, Leiterin Administratives Sekretariat der KEK, gerne unter 043 259 79 61 für Sie erreichbar.