Back Office Team Leader

vor 1 Tag

Lausanne, Schweiz ELCA Group Vollzeit

Your Role

As a Back Office Team Leader, you will play a role in ensuring operations within our organization by managing our mail center and reception, coordinating a team of assistants and receptionists, and facilitating essential events and services.
This role is based in Pully.

Your responsibilities include:

  1. Mail center and reception management (20%): Lead daily operations in our mail center and different receptions, by coordinating a team of 6 assistants and receptionists across Switzerland.
  2. Receptionist duties (20%): Manage a planning for our reception in Pully and act as well as a receptionist for visitors and incoming calls. Greet all visitors with professionalism and friendliness, ensuring each person feels welcome in our Pully office.
  3. Event organization (30%): Manage logistics and details for both internal and external events, from client visits to larger conferences. Coordinate event setup and provide hands-on support to the team on the day of each event, ensuring they run successfully.
  4. Mail center support (30%): Handle diverse tasks to support the mail center’s daily activities, including the coordination of travel arrangements, preparation and delivery of documents and tenders, and drafting professional correspondence.

Your commitment to high-quality service, organizational skills, and proactive approach will enhance our workplace environment and ensure that operations run smoothly, consistently supporting our teams and external visitors.

Our offer

  • A dynamic work and collaborative environment with a highly motivated multi-cultural and international sites team.
  • Friendly and available colleagues working as a Team.
  • Continuous training possibilities.
  • Monthly After-Works organized per locations.

Your Profile

We’re looking for a Back Office team leader who is organized, reliable, and customer-focused, with a passion for creating a positive experience for all employees at ELCA and visitors.

Here’s what will make you successful in this role:

  1. Between 10 and 15 years of experience in similar roles as: Back-office assistant, Senior assistant, Receptionist or Back-office Team leader.
  2. Previous experience in a team leadership role in an administrative or back-office setting is essential. You have a natural ability to guide and motivate a team, fostering a collaborative, trustful and productive work environment.
  3. Experience with reception duties and event organization.
  4. Excellent verbal and written communication skills in English and French (German is an asset). You’re a confident communicator who can make visitors feel welcome and support the team effectively.
  5. Highly organized with a strong ability to prioritize tasks and manage multiple responsibilities simultaneously. You excel in planning events and overseeing daily operations.
  6. Friendly, professional, and trustworthy, you bring a welcoming presence to the front office and exercise discretion when handling sensitive information.
  7. Comfortable using Microsoft Office, Outlook, and Microsoft Teams and at ease with IT tools.

If you’re ready to contribute to our team with your proactive approach, strong service orientation, positivism, and your happy mood, we encourage you to apply

#J-18808-Ljbffr

  • Team Lead

    Vor 7 Tagen

    Lausanne, Schweiz Weezevent Vollzeit

    **Weezevent** propose des solutions aux **organisateurs d’événements**, afin de garantir une **expérience unique** aux **utilisateurs**. Aujourd’hui, Weezevent vous propose de rejoindre l’aventure avec un poste de **Team Lead** (H/F, CDI, basé à Clichy). Aujourd’hui, **40 passionnés** composent l’ensemble de la Tech chez Weezevent....

  • Responsable Back-office

    vor 2 Wochen

    Lausanne, Schweiz Spring Professional Vollzeit

    Pour l'un de nos clients, nous recherchons un/e Responsable de Back-Office, pour un contrat à pourvoir en CDI sur Lausanne. - Gestion du Back office, veiller à sa bonne organisation et son bon fonctionnement ; - S’assurer de la conformité du traitement administratif des opérations traitées - Collaborer et participer activement aux divers projets de la...

  • Gestionnaire Back-office Crédits Hypothécaires

    Vor 2 Tagen

    Lausanne, Schweiz Finders SA Vollzeit

    **Client**: Fondée il y a plus de 100 ans, notre client est l’un des leaders du marché suisse des assurances. Leurs valeurs‚ leur taille‚ leur solidité financière et leur indépendance sont des atouts certains pour vous offrir un environnement de travail de première qualité. **Position**: Parlez-vous allemand ? Avez-vous de l'expérience...

  • Bonne Connaissances D'un Back Office Première

    Vor 5 Tagen

    Lausanne, Schweiz LHH Vollzeit

    Pour l'un de nos clients, une société financière dans la région de Lausanne, nous sommes à la recherche d'un profil Back Office. - Enregistrement des comptes de bourse - Administration des règlements liés aux opérations de bourse. - Communication par téléphone et par écrit avec les différents partenaires. - Supervision des annonces relatives aux...

  • Gestionnaire Back Office

    Vor 2 Tagen

    Lausanne, Schweiz BM EMPLOI SA Vollzeit

    Pour un de nos clients situé dans la région Lausannoise, nous recherchons un/e: **Gestionnaire Back Office - soumissions et configurations techniques** En tant que membre d’une équipe jeune et dynamique, vous serez responsable de la mise au propre des soumissions fournies par les commerciaux, ainsi que de la configuration technique. Vous devrez être...

  • Vie - Back-office - Changes-trésorerie, Produits

    Vor 4 Tagen

    Lausanne, Schweiz CA Indosuez Wealth (Group) Vollzeit

    **Type de métier**: Types de métiers Crédit Agricole S.A. - Gestion des opérations **Intitulé du poste**: VIE - Back-Office - Changes-Trésorerie, Produits Standards & Structurés **Type de contrat**: VIE **Date prévue de prise de fonction**: 01/03/2025 **Poste avec management**: Non **Missions**: **VIE à pourvoir à partir de mars 2025** Dans...

  • Gestionnaire Back Office Cash

    vor 2 Wochen

    Lausanne, Schweiz Banque Cantonale Vaudoise Vollzeit

    Gestionnaire back office Cash & Titres **Et si votre histoire professionnelle se poursuivait à la BCV ?** Rejoignez la première banque universelle du canton de Vaud, l’une des banques les plus solides au monde, et ses quelques 2000 collaboratrices et collaborateurs. Prenez part au succès d’une institution notée AA par Standard & Poor’s depuis...

  • Product Owner Operations Back Office

    Vor 2 Tagen

    Lausanne, Schweiz Indosuez Wealth Management Vollzeit

    **Description du poste**: As part of Azqore Business Services department, the Azqore Product Owner (APO) is the bearer of the functional knowledge on Azqore specific domains. He/she works closely with Azqore Product Managers within the Product Management team. As Product Owner, he/she is responsible for scoping client’s evolutions requests and building...

  • Stage - Back-Office - Relations Bancaires H/F

    Vor 3 Tagen

    Lausanne, Schweiz Indosuez Wealth Management Vollzeit

    Description du poste Dans le cadre du Back Office Espèces, équipe Relations Bancaires, le stagiaire doit être à même de traiter tout sujet découlant de nos relations avec les contreparties bancaires dans le domaine des titres et du cash (banques correspondantes, dépositaires, courtiers). Ses tâches sétendent des ouvertures et modifications...

  • Gestionnaire back office Cash

    vor 1 Woche

    Lausanne, Schweiz Banque Cantonale Vaudoise Vollzeit

    Description de poste Postuler Gestionnaire back office Cash & TitresEt si votre histoire professionnelle se poursuivait à la BCV?Rejoignez la première banque universelle du canton de Vaud, l’une des banques les plus solides au monde, et ses quelques 2000 collaboratrices et collaborateurs. Prenez part au succès d’une institution notée AA par Standard...

  • Responsable Back Office Corporate Actions, Coupon

    vor 2 Wochen

    Lausanne, Schweiz CA Indosuez Wealth (Group) Vollzeit

    **Type de métier**: Types de métiers Crédit Agricole S.A. - Gestion des opérations **Intitulé du poste**: Responsable Back Office Corporate actions, Coupon et Fiscalité H/F **Type de contrat**: CDI **Poste avec management**: Oui **Missions**: Dans le cadre du Service Administration des Titres, le/la Responsable du desk back-office Corporate...

  • Collaborateur-rice Back-office

    Vor 3 Tagen

    Lausanne, Schweiz Spring Professional Vollzeit

    Pour l'un de nos clients, une banque de détail bien implantée en Suisse, nous recherchons un-e collaborateur-rice Back-Office pour un contrat à pourvoir en CDI à 50% - 70%. **Vos missions**: - Scanning et mutation des documents dans des e-dossiers. - Intervenir dans la gestion et le traitement du trafic des paiements et la recherche du trafic des...

  • Vie - Back-office - Changes-trésorerie, Produits

    Vor 4 Tagen

    Lausanne, Schweiz Indosuez Wealth Management Vollzeit

    **Description du poste**: **VIE à pourvoir à partir de mars 2025 Dans le cadre du Back Office Espèces, desk Changes-Trésorerie, équipe Produit dérivés et structurés le collaborateur est à même de traiter toutes les opérations en découlant, telles que les opérations de change clientèle et interbancaires, devises et métaux, les opérations de...

  • VIE - Back-Office - Changes-Trésorerie, Produits Standards & Structurés

    Vor 6 Tagen

    Lausanne, Schweiz Indosuez Wealth Management Vollzeit

    Identifiant (email, de type exemple@exemple.fr)Mots clés (ex : ingénieur commercial Paris)VIE - Back-Office - Changes-Trésorerie, Produits Standards & StructurésDescription du posteType de métierTypes de métiers Crédit Agricole S.A. - Gestion des opérationsIntitulé du posteVIE - Back-Office - Changes-Trésorerie, Produits Standards & StructurésType...

  • Responsable Back Office Corporate Actions, Coupon

    vor 2 Wochen

    Lausanne, Schweiz Indosuez Wealth Management Vollzeit

    Description du poste - Dans le cadre du Service Administration des Titres, le/la Responsable du desk back-office Corporate actions, coupon et fiscalité est chargé(e): - d’assurer le suivi des opérations sur Titres et de leur comptabilisation. - il/elle doit être capable d’analyser les incidents opérationnels et de produire des rapports avec le...

  • Collaborateur Back-office

    Vor 3 Tagen

    Le Mont-sur-Lausanne, Schweiz tritec-winsun AG Vollzeit

    **L‘énergie solaire: un sujet brûlant d‘actualité - dont tu peux faire partie!** **Deviens notre collaborateur/trice**: - Traitement des commandes à l‘aide du système BC365 (achat et vente) - Conseil téléphonique aux clients B2B - Coordination des rendez-vous avec les clients et les prestataires de services internes et externes - Diverses...

  • Stage - Back-Office - Relations Bancaires H/F

    Vor 3 Tagen

    Lausanne, Schweiz Indosuez Wealth Management Vollzeit

    Missions Dans le cadre du Back Office Espèces, équipe Relations Bancaires, le stagiaire doit être à même de traiter tout sujet découlant de nos relations avec les contreparties bancaires dans le domaine des titres et du cash (banques correspondantes, dépositaires, courtiers). Ses tâches s’étendent des ouvertures et modifications des comptes et...

  • Vie - Back-office - Apports-retraits Titres (H/F)

    Vor 5 Tagen

    Lausanne, Schweiz CA Indosuez Wealth (Group) Vollzeit

    **Type de métier**: Types de métiers Crédit Agricole S.A. - Gestion des opérations **Intitulé du poste**: VIE - Back-office - Apports-retraits titres H/F **Type de contrat**: VIE **Missions**: Dans le cadre de l'ADTI, le desk apports/retraits est chargé de traiter en parfaite conformité les arrivées et les départs de titres vis-à-vis de...

  • Clinical Development Quality Team Lead

    vor 1 Woche

    Lausanne, Schweiz Debiopharm Vollzeit

    Description Debiopharm is an independent biopharmaceutical company based in Switzerland with an ongoing commitment to research in oncology and infectious diseases in order to improve patient outcomes and quality of life. Our main activities include drug development, drug manufacturing and digital health investment. Debiopharm International SA aims to...

  • Gestionnaire Back Office Règlement Opérations de

    Vor 4 Tagen

    Lausanne, Schweiz Banque Cantonale Vaudoise Vollzeit

    Gestionnaire Back Office règlement opérations de marché - CDD**Et si votre histoire professionnelle se poursuivait à la BCV ?** Rejoignez la première banque universelle du canton de Vaud, l’une des banques les plus solides au monde, et ses quelques 2000 collaboratrices et collaborateurs. Prenez part au succès d’une institution notée AA par...