Junior Executive Assistant

Lenzburg & Home Office, 60-100%, nach Verfügbarkeit

Über uns Gegründet im Jahr 2023, spezialisiert sich unsere Personalvermittlung auf die Rekrutierung von Fach- und Führungskräften in den Bereichen Kundenberatung, Legal & Compliance, Investment Management sowie weiteren kaufmännischen Funktionen auf dem Schweizer Finanzplatz. Als junges Start-up stehen wir für Dynamik, innovative Ansätze und eine starke Kundenorientierung. Wir nutzen moderne Technologien und legen grossen Wert auf persönliche Beratung, um passgenaue Verbindungen zwischen Talenten und Unternehmen zu schaffen.

Aufgaben

Als Junior Executive Assistant unterstützt du unseren Geschäftsführer in verschiedenen operativen Bereichen des Tagesgeschäfts und bei Kundenmandaten. Dabei übernimmst du vielseitige und spannende Aufgaben, darunter :

• Mitwirken im gesamten Geschäftsprozess, von der Auftragserfassung bis hin zum Vermittlungsabschluss
• Erstellung einer übersichtlichen Ablage und Dokumentation auf OneDrive und Einführung eines CRM’s
• Selbständiges Management der E-Mailbox und des Kalenders des Geschäftsführers
• Organisation von Tagestrips, Kundenmeetings und persönlichen Interviews mit Kandidaten
• Erstellung von verschiedenen Dokumenten wie Verträge, Stellenausschreibungen, Kandidatendossiers, Broschüren und Präsentationen mithilfe vortrainierter künstlicher Intelligenz auf Englisch und Deutsch
• Verantwortung für das gesamte Inserate Management; Schaltung von Ausschreibungen auf unserer Website und Jobplattformen; Erstellung von wöchentlichen Social Media Posts mit den aktuellen Mandaten
• Verwaltung der Linkedin Recruiter Mailbox; Verdanken von Absagerückmeldungen, Zusendung weiterer Informationen an Interessierte sowie Terminorganisation von Telefonaten mit dem Geschäftsführer
• Allgemeine E-Mail-Korrespondenz mit Kandidaten; Dokumentanforderung, Zusenden von Updates, Absagen, Terminbestätigungen etc.
• Telefondienst; Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten auf Deutsch und Englisch
• Network und Social Media Management; Senden und Bearbeiten von Kontaktanfragen auf Linkedin und allgemeine Verantwortung über öffentlichen Auftritt
• Supplier Management; Korrespondenz mit unseren Lieferanten
• Rechercheaufgaben; Identifikation von Unternehmen oder Personen nach spezifischen Kriterien
• Einfache Buchhaltungstätigkeiten; Erstellung von monatlichen Spesenabrechnungen, Zusendung von Belegen und Rechnungen an den Treuhänder

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Sehr hohe Organisationsfähigkeit und vorausschauendes Denken und Handeln
• Effiziente und detailortinerte Arbeitsweise sowie guter Umgang mit MS-Office Programmen und KI
• Diskrete, vertrauenswürdige und loyale Persönlichkeit mit sehr guten Umgangsformen
• Kritisches Denkvermögen und Durchsetzungsstärke
• Stilsichere Deutschkenntnisse auf Muttersprachniveau und sehr gute Englischkenntnisse

Angebot

• Flexibilität : Grosszügige Home-Office-Möglichkeiten nach der Einarbeitungsphase, Gleitarbeitszeiten zwischen 08 : 00 – 18 : 00 Uhr bei einer 40h Woche im 100% Pensum
• Weiterentwicklung : Unterstützung bei berufsrelevanten Weiterbildungen, z. B. Personalassistent / in oder Direktionsassistent / in ab dem zweiten Anstellungsjahr
• Eigenverantwortung und Gestaltungsmöglichkeiten : Viele Entscheidungsmöglichkeiten und bei Wachstum des Unternehmens Möglichkeit in eine Führungsfunktion zu wachsen