Administrative:r Mitarbeiter:in

Das Forschungsinstitut für Mathematik (FIM) lädt internationale Forscherinnen und Forscher für einen Aufenthalt von einigen Tagen bis zu mehreren Monaten an die ETH Zürich ein, um ihr Wissen in Form von Minikursen, Workshops, Vorlesungen oder Konferenzen weiterzugeben oder an einem Forschungsprojekt zu arbeiten.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir per Anfang Mai 2025 oder nach Vereinbarung eine administrative:n Mitarbeiter:in im Job-Sharing mit der aktuellen Stelleninhaberin.

Zusammen mit der Institutskoordinatorin erledigen Sie und Ihre Jobsharing-Partnerin alle administrativen und organisatorischen Tätigkeiten des FIM. Sie kümmern sich um das Einladen, den Empfang und die Betreuung der Gäste und stellen sicher, dass sich diese während Ihres Aufenthalts am FIM wohl fühlen. Dabei kommunizieren Sie weitestgehend sowohl schriftlich als auch mündlich auf Englisch. Ein weiterer wichtiger Teil dieser Stelle ist das Organisieren und Durchführen von Konferenzen. Sie sind von Anfang bis Ende in den Organisationsprozess involviert und führen die nötigen Prozessschritte selbständig und vorausschauend aus. Das Erstellen des wöchentlichen FIM-Bulletins, die Organisation des „FIM Tees“ sowie von Vorlesungen und Minikursen, das Einbuchen von Zahlungsaufträgen, Spesenabrechnungen für die Gäste und das Erstellen des Jahresberichts sind weitere Aufgaben. Ausserdem vertreten Sie die Koordinatorin in deren Abwesenheit.

• Abgeschlossene kaufmännische oder äquivalente Ausbildung, idealerweise mit mehrjähriger Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position
• Stilsicheres Deutsch und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens Cambridge C1 Advanced Level)
• Dienstleistungsorientierte, freundliche und offene Person, die zuverlässig und genau arbeitet
• Ausgeprägtes Organisationstalent, selbstständiges Arbeiten, verantwortungsbewusst und flexibel
• Freude am Umgang mit Menschen aus aller Welt und Sinn fürs Detail sowie Gastfreundschaft
• Sehr gute Anwenderkenntnisse der MS-Office-Programme und Bereitschaft, sich in weitere Programme einzuarbeiten (InDesign, LaTex, Filemaker, etc.)

• Vielfältigen Tätigkeitsbereich innerhalb des Hochschulumfeldes
• Spannendes Arbeitsumfeld, kulturelle Vielfalt sowie attraktive Angebote und Vergünstigungen
• Arbeitsplatz im Stadtzentrum von Zürich
• Regelmässiges Homeoffice nicht möglich, gelegentliches Arbeiten von zu Hause aus nach Absprache
• Festgelegter Arbeitstag ist der Freitag, weitere zwei Tage nach Absprache

Im Einklang mit unseren Werten unterstützt die ETH Zürich eine inklusive Kultur. Wir fördern Chancengleichheit, schätzen Vielfalt und pflegen ein Arbeits- und Lernumfeld, in dem die Rechte und die Würde aller Mitarbeitenden und Studierenden respektiert werden. Auf unserer Webseite zur Chancengleichheit und Vielfalt erfahren Sie, wie wir ein faires und offenes Umfeld sicherstellen, in dem sich alle entwickeln und entfalten können.

Die ETH Zürich ist eine der besten technisch-naturwissenschaftlichen Hochschulen der Welt. Wir sind bekannt für unsere exzellente Lehre, wegweisende Grundlagenforschung und den direkten Transfer von neuen Erkenntnissen in die Gesellschaft. Über 30'000 Menschen aus mehr als 120 Ländern finden bei uns ein Umfeld, das eigenständiges Denken fördert, und ein Klima, das zu Spitzenleistungen inspiriert. Im Herzen Europas und weltweit vernetzt entwickeln wir gemeinsam Lösungen für die globalen Herausforderungen von heute und morgen.