Assistant

Vor 2 Tagen

Genf, Schweiz Puma Energy International Vollzeit
Main Purpose:

This role provides dedicated support to senior stakeholders by managing calendars, arranging travel, handling document workflows, and coordinating events. Key responsibilities include organizing logistics for finance and ESG-related events, maintaining expense reports, and performing general administrative tasks such as correspondence management and document archiving. The ideal candidate will have excellent organizational skills and thrive in a dynamic and fast-paced environment.

Knowledge Skills and Abilities, Key Responsibilities:

Key Responsibilities:

  • Calendar Management:
    • Manage and coordinate a dynamic schedule for Global stakeholders, including organizing internal and external meetings.
  • Travel Arrangements:
    • Handle all travel logistics: visa applications, flight bookings, hotel reservations, and local transportation arrangements.
  • Document Management:
    • Ensure receipt, distribution, and secure storage of documents from the Corporate Secretarial Team for respective managers.
  • Event Coordination:
    • Organize finance-related events (local and abroad), including sourcing venues, managing logistics, food, and beverage arrangements.
  • Expense Management:
    • Track and manage the expense reports, ensuring timely submission and accuracy.

General Administrative Tasks (10%):

  • Act as the administrative liaison for Puma Energy, handling incoming calls, emails, and correspondence.
  • Coordinate logistics for high-level meetings (board and strategy, local and abroad).
  • Oversee document archives, ensuring compliance with data protection regulations.
  • Manage monthly petty cash and credit card expenses reconciliation and reporting.
  • Monitor schedules proactively and anticipate potential disruptions (e.g., flight or meeting cancellations).
  • Serve as the point of contact for document signature requirements involving multiple stakeholders.
  • Raise KYCs via the platform and manage corporate document archives.
  • Provide coverage for the Impala assistant during leave periods to ensure continuity of tasks.

Requirements:

Experience:

  • High School Diploma
  • Secretarial training
  • At least five years of experience working with key managers in an international environment

Skills:

  • Bilingual French and English - third language a plus (Spanish or another language would be ideal - both spoken and written)
  • Intermediate to expert knowledge of Windows Suite

Competencies:

  • Strong organizational skills
  • Proactive and detail-oriented
  • Excellent communication and interpersonal skills
  • Ability to multitask and handle pressure
  • Adaptability and problem-solving
Key Relationships and Department Overview:

Key Relationships:

  • Internal: The director/Manager for whom he/she works, other assistants, Travel agency, receptionists, other managers.
  • External: Clients, External Visitors
#J-18808-Ljbffr

  • Assistant pédagogique

    vor 2 Wochen

    Genf, Genf, Schweiz HUG - Hôpitaux Universitaires de Genève Vollzeit

    Le Hôpitaux Universitaires de Genève (HUG) est un établissement de référence en Suisse. Nous sommes actuellement à la recherche d'un Assistant ou Assistante socio-éducative pour rejoindre notre équipe.Mission du posteL'assistant ou assistante socio-éducative sera chargé(e) d'assister et de seconder les enseignants et les animateurs dans...

  • Assistant Directeur Gestionnaire

    vor 2 Wochen

    Genf, Genf, Schweiz Accès Personnel SA Vollzeit

    Accès Personnel SA propose un poste de Assistant Directeur Gestionnaire pour renforcer son équipe. Vous serez responsable de la gestion des rendez-vous et des réunions des managers, ainsi que de la prise et de la rédaction de procès-verbaux réguliers. Le salaire estimé est de 62 000 CHF annuels. Nous recherchons quelqu'un qui ait déjà travaillé...

  • Maître assistant-e

    Vor 3 Tagen

    Genf, Schweiz myScience Vollzeit

    Maître assistant-eUniversity of GenevaPublished: 3 January 2025Workplace: Geneva, Lake Geneva region, SwitzerlandCategory: HealthPosition: Senior Scientist / PostdocAideEntité organisationnelle: Faculté de médecineSection / Division: Section de médecine cliniqueFonction: Maître assistant-eCode fonction: MAClasse maximum: 17Corps: Assistant - maître...

  • Assistant ou assistante en pharmacie

    Vor 3 Tagen

    Genf, Schweiz HUG - Hopitaux Universitaires de Genève Vollzeit

    Assistant ou assistante en pharmacie - 80%Temps partielDépartement: Direction médicale et qualitéAvec plus de 12'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques...

  • Assistant ou Assistante en pharmacie

    vor 11 Stunden

    Genf, Schweiz Hopitaux Universitaires de Genève Vollzeit

    Assistant ou Assistante en pharmacie - 80%Temps partielDépartement: Direction médicale et qualitéAvec plus de 12'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques...

  • Assistant administratif

    vor 1 Woche

    Genf, Schweiz Anticimex Vollzeit

    Vos missions :Assistance téléphonique à la clientèle sous forme d'informations, de conseils, de tarification et de transferts d’appelsTraitement complet de commandes (de la demande du client à la facturation)Saisie et actualisation des bases de données et des dossiers clientsGestion appropriée des commandes, des bons de travail et de la...

  • Apprentissage - Assistante ou Assistant socio-éducatif CFC - 100%

    Vor 3 Tagen

    Genf, Schweiz Hopitaux Universitaires de Genève Vollzeit

    Apprentissage - Assistante ou Assistant socio-éducatif CFC - 100%Type de contrat HUG: ApprentissageDépartement: Direction des ressources humainesAvec plus de 12'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international.Pour la rentrée...

  • Assistant Soignant chez OK Job SA

    vor 4 Stunden

    Genf, Genf, Schweiz OK Job SA Vollzeit

    La demande de soignants infirmiers est très élevée dans notre région.Nous recherchons un professionnel compétent et dévoué pour rejoindre notre équipe.Les qualifications requises incluent :Diplôme d'assistant soignant avec reconnaissance de la Croix-Rouge SuisseExpérience réussie en soins à domicileCe poste offre une opportunité unique de...

  • Relationship Management Assistant

    vor 3 Monaten

    Genf, Schweiz Finders Vollzeit

    Well-established, boutique financial institution of long-standing repute. The Geneva office of this small private bank offers a busy, collegial, and close-knit team atmosphere. Their very centrally-located Geneva office is well-established and successful. As a dynamic, experienced private banking assistant, you can look forward to working in an...

  • Assistant ou Assistante socio-éducative

    Vor 2 Tagen

    Genf, Schweiz HUG - Hopitaux Universitaires de Genève Vollzeit

    Assistant ou Assistante socio-éducative - 80%Temps partielDépartement: Direction des ressources humainesAvec plus de 12'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez...

  • Assistant en pharmacie spécialisé

    vor 1 Woche

    Genf, Genf, Schweiz HUG - Hôpitaux Universitaires de Genève Vollzeit

    La pharmacie du Hôpitaux Universitaires de Genève (HUG) recherche un assistant en pharmacie pour occuper un poste clef dans notre équipe. Ce rôle est chargé de la gestion des stocks médicamenteux, de l'approvisionnement et de la révision des stocks dans les unités de soins.Vous gérez également les tâches et projets de l'unité de logistique, en...

  • Assistant en Soins de Santé Communitaire

    vor 2 Monaten

    Genf, Genf, Schweiz OK Job SA Vollzeit

    Bienvenue chez OK Job SA ! Nous recherchons un Assistant en Soins de Santé Communautaire pour rejoindre notre équipe.La rémunération est estimée à entre 60 000 et 80 000 francs suisses par an, selon l'expérience.Description du posteNous sommes mandatés par un client pour trouver une personne compétente qui puisse s'occuper des soins de...

  • Apprentissage - Assistante ou Assistant socio-éducatif CFC - 100%

    Vor 3 Tagen

    Genf, Schweiz HUG - Hopitaux Universitaires de Genève Vollzeit

    Apprentissage - Assistante ou Assistant socio-éducatif CFC - 100%Type de contrat HUG: ApprentissageDépartement: Direction des ressources humainesAvec plus de 12'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir...

  • Recherche secrétaire/assistante médicale 60-70 %

    vor 1 Woche

    Genf, Schweiz L’Association des Médecins du canton de Genève (AMGe) Vollzeit

    Recherche secrétaire/assistante médicale 60-70 %Je cherche pour mon cabinet médical individuel sur la rive gauche une secrétaire/assistante médicale 60-70%Contrat à pourvoir dès que possible.Critères indispensables :diplôme de secrétaire/assistante médicale et un droit de pratique à Genèveexpérience préalable dans un cabinet médical en...

  • Assistante Médicale

    vor 2 Monaten

    1204 Genf, GE, Schweiz MEDICALIS Vollzeit

    **INTRODUCTION**: - Vous êtes Assistante Médicale ? - Notre client, un laboratoire de renommée, recherche un profil - Assistante Médicale - Cabinet médical - CDI 100% **_ - **:**DESCRIPTION DE LA MISSION**: Description: Accueil physique et téléphonique des patients Gestion des agendas des médecins Prises de RDV Frappe de rapports...

  • Assistant ou Assistante socio-éducative

    Vor 3 Tagen

    Genf, Schweiz HUG - Hopitaux Universitaires de Genève Vollzeit

    Assistant ou Assistante socio-éducative - 100% Département: Direction des ressources humaines Avec plus de 12'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques...

  • Recherche une secrétaire/assistante médicale/infirmière

    vor 2 Monaten

    Genf, Schweiz L’Association des Médecins du canton de Genève (AMGe) Vollzeit

    Recherche une secrétaire/assistante médicale/infirmièreCabinet individuel de Cardiologie (rive gauche) recherche une secrétaire/assistante médicale/infirmière à un taux d’activité de 60-70 %.Entrée en fonction : dès que possible.Critères indispensables :• Diplôme de secrétaire/assistante médicale/infirmière et droit de pratique à...

  • Graduate Assistant

    Vor 3 Tagen

    Genf, Schweiz Nord Anglia Education Group Vollzeit

    Collège du Léman is one of Switzerland’s most prestigious international schools, located on the edge of Lake Geneva in view of the Swiss Alps. We welcome children from 2 to 18 years old to become part of a truly international community with more than 120 different nationalities. Our vision is to shape generations that harness differences and empower our...

  • CRM Assistant in Private Banking

    vor 2 Monaten

    Genf, Schweiz Ateca Consulting Vollzeit

    We're Hiring: Client Relationship Management (CRM) Assistant in Private Banking As a CRM Assistant in Private Banking you will support the Client Relationship Managers in their day-to-day tasks in the areas of trading, marketing, and administration. If you have a strong background in finance, excellent communication skills, and a proactive attitude, this...

  • assistant en soins dentaires spécialisé

    vor 4 Stunden

    Genf, Genf, Schweiz PROMAN Vollzeit

    La maîtrise métier et la connaissance du tissu économique sont un gage d'efficacité et d'adaptabilité de nos agences de proximité. Nous recherchons activement pour notre entreprise cliente sur GENEVE CENTRE le profil suivant :Assistant en soins dentairesExcellente opportunité d’intégration au sein d’un groupe familial 100%...