Cheffe ou Chef de secrétariat au service de chirurgie viscérale

Avec plus de 13'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2024 en cliquantici.Le poste est rattaché auDépartement de chirurgie. Ce département assure la prise en charge des patientes et patients, à la fois en électif et en urgence. Il représente un centre d'excellence, non seulement helvétique, mais également européen dans plusieurs domaines et dans plusieurs de ses spécialités chirurgicales.Le service de chirurgie viscérale a pour mission de traiter principalement les affections des organes abdomino-pelviens. Le service de transplantation assure le bilan, le traitement et le suivi médico-chirurgical des malades transplantés.A travers son unité dinvestigations chirurgicales, le service de chirurgie viscérale a développé des compétences approfondies et exclusives dans les domaines de la transplantation dorganes et de cellules, dans différentes techniques de traitement de maladies chroniques et dans le maniement dorganes pour la transplantation.Bénéficiant de nombreuses collaborations au niveau national et international, les médecins en formation profitent d'un encadrement de haut niveau et de l'expérience de chirurgiens expérimentés ayant pu approfondir leurs connaissances dans différents centres de pointe à l'étranger.Cheffe ou Chef de secrétariat au service de chirurgie viscérale - 100%En tant que cheffe ou chef du secrétariat du service de chirurgie viscérale, vous encadrez une équipe dune quinzaine de secrétaires et vous coordonnezles activités administratives, afin détablir la documentation clinique du service avec qualité et dans les meilleurs délais. A cet effet, vous proposez et mettez en place toutes les mesures d'amélioration utiles. En lien avec la gestion déquipe, vous êtes en charge de la planification des horaires de travail, de la répartition des activités, du recrutement, des évaluations professionnelles et du développement des compétences. Au sein de léquipe, vous développez un lien de proximité avec vos collègues secrétaires et vous assurez une continuité de service lors des absences.Tout en répondant aux diverses sollicitations, vous menez à bien et de manière autonome les activités administratives en lien avec votre fonction. Vous faites preuve de proactivité pour effectuer les tâches découlant de la vie dun service, comme les demandes d'engagement, de remboursement ou de formation.Vous avez un lien fort avec ladministration du Département et la responsable administrative et financière pour tous les projets administratifs et les procédures internes, ainsi quavec la Direction des finances pour les aspects relatifs à la facturation (hospitalière et ambulatoire). Vous êtes également répondante ou répondant pour lapplication des procédures relatives aux outils administratifs et à lamélioration des processus, ceci en collaboration étroite avec ladministration du Département.QualificationsVous êtes titulaire d'un CFC d'employé ou employée de commerceou au bénéfice d'une formation jugée équivalente. Un diplôme de secrétaire médical ou médicale constitue un atout.Vous êtes également titulaire d'une formation en management (CAS ou titre jugé équivalent).Vous disposez d'une expérience réussie de 5 ans dans un poste similaire dans le milieu médical ou de la santé publique, dont au moins 2 ans en gestion administrative et 3 ans en gestion déquipe.Vous avez une parfaite maîtrise du français à l'oral comme à l'écrit ainsi quune maîtrise dune langue étrangère (anglais) et une capacité avérée de rédaction. La terminologie médicale vous est aisément compréhensible.Vous avez de très bonnes connaissances des outils informatiques (niveau ECDLadvancedpour Word, standard pour Excel et Web). Idéalement, vous connaissez les logiciels en vigueur aux HUG (DPA, DPI, OPALE, GRECO, Winscribe).Vous disposez également des compétences personnelles vous permettant de faire face aux imprévus et faites preuve dadaptation et de résilience.Enfin, votre sens du service fait de vous une personne agile et diplomate.Informations supplémentairesEntrée en fonction : A convenirNombre de poste : 1Taux dactivité : 100%Classe de fonction : 14Contrat : CDIDélai de candidature : Demande de renseignement : Mme M.Woronowski, responsable des ressources humaines adjointe, tél. 079 553 84 87Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.Souhaitant sengager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de lOffice cantonal de lemploi.Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitées. jid649b9ccade jit1147ade jpiy25ade