Assistant.e Evénementiel

About Our Client
Petite structure de taille familiale et de renom à Genève dans le secteur de l'événementiel.

Job Description
Vos principales responsabilités seront les suivantes :

Pôle administratif :

* Gérer les tâches administratives internes et assurer le suivi des procédures.

* Compléter et mettre à jour le cahier des charges global des événements.

* Suivre l'évolution des tâches des stagiaires et répartir efficacement les missions au sein de l'équipe.

* Faire régulièrement le point avec la direction sur l'avancement des différentes tâches.

Pôle Relation clients :

* Assurer le suivi des clients tout au long de l'organisation des événements.

* Rédiger les procès-verbaux lors des réunions avec les clients.

* Gérer la liste des invités et coordonner avec le graphiste pour les éléments visuels (site internet, invitations digitales).

* Envoyer les invitations aux participants et suivre les réponses.

* Mettre en place et gérer le planning de l'événement.

* Élaborer le cahier des charges et définir les objectifs de l'événement en interne.

* Coordonner les relations avec les prestataires et les parties prenantes concernées.

* Organiser le timing des montages, démontages, et le déroulement de la soirée pour tous les prestataires.

* Effectuer des briefings avec tous les prestataires avant les événements.

Pôle opérationnel et logistique :

* Superviser la coordination et la logistique des montages et démontages.

* Assurer une présence active le jour J pour veiller au bon déroulement du planning.

* Accueillir les participants sur le site de l'événement.

* Suivre le bon déroulement de l'événement, y compris l'animation, le support et l'information des participants.

* Gérer les équipes d'hôtesses et de sécurité.

Pôle Graphisme et Design :

* Créer des contenus visuels pour les événements (invitations, affiches, post Instagram, etc.) en utilisant Adobe Suite, Canva, etc.

* Réaliser des supports de présentation pour les clients (PowerPoint)

Pôle communication :

* Gérer la communication interne et externe, y compris les réseaux sociaux et les campagnes de mailing.

* Superviser la gestion des avis Google et autres plateformes de feedback

The Successful Applicant
Quel est le profil et les compétences recherchées ?

• Vous possédez une expérience dans le secteur de l'événementie
• Vous avez une capacité à travailler en équipe et sous pression
• Vous êtes flexibles sur les horaires (en cas de disponibilité en soirée et le week-end)
• Vous maîtrisez les outils Microsoft (Excel, Word, PowerPoint, Outlook).
• Vous avez la capacité à relever des défis et à apporter une satisfaction client maximale.
• Vous êtes investi(e), organisé(e), méthodique, ponctuel(le), rigoureux(se), résistant(e) au stress et aux imprévus, passionné(e) et généreux(se)
• Vous êtes bilingue en français et anglais, avec une très bonne maîtrise écrite et orale.

What's on Offer
Le poste vous offrira:

• Des missions variées et enrichissantes
• Un environnement de travail stimulant
• L'opportunité de développer vos compétences
• Rémunération compétitive

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