Front Desk

**Wer sind wir**
- und Marketingpartnern. Wir arbeiten eng mit pharmazeutischen Forschungszentren und Universitäten zusammen.

**Für unseren Hauptsitz in Rheinfelden, suchen wir eine/n**

**Front Desk & Facility Coordinator (80%)**

Sie interessieren sich für Objektverwaltung und sind affin für die Bereiche Technik und Handwerk?

Haben Sie Freude am Umgang mit Menschen und sind ausserdem von Natur aus ein Organisationstalent?

Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

**Ihre Hauptaufgaben**

Gebäude Unterhalt:

- Verantwortung und Koordination für alle Aufgaben/Anfragen betreffend Gebäudemanagement Rheinfelden
- Koordination mit Handwerkern und Lieferanten bei Reparaturen im Allgemeinen und Ersatz von Einrichtungen
- Verantwortung für alle externen Auftragnehmer im Gebäude, Reinigung, Wartung, Catering usw.
- Tägliche Kontrolle des Gebäudes und der Sitzungsräume, um sicherzustellen, dass alle Probleme schnell und effizient gelöst werden
- Bestellung und Instandhaltung des im gesamten Gebäude verwendeten Büromaterials
- Unterstützung bei Büroumzügen und anderen allgemeinen Ad-hoc-Projekten
- Kontaktaufnahme mit Dienstleistern und Auftragnehmern, um sicherzustellen, dass regelmässige Aktivitäten durchgeführt werden, z.B. Reinigungsfirma usw.
- Direkte Koordination mit Verwaltung und Eigentümer der gemieteten Liegenschaften

Front Desk und administrative Unterstützung:

- Regelmässige Übernahme des Empfangs im Turnus mit anderen Team Mitgliedern
- Telefonzentrale bedienen
- Empfang Gäste (externe & interne)
- Vorbereitung / Instandhaltung Sitzungsräume Baslerstrasse /Salmenpark
- Einscannen und Erst-Verarbeitung von Kreditorenrechnungen
- Postservice / Versand (TNT, Post, etc.)
- Kreditkartenabrechnungen
- Organisation von Besprechungen, Veranstaltungen, etc.
- Organisation von Geschäftsreisen
- Cateringorganisation (Aperos, interne/externe Sitzungen) auf Anfrage
- Unterstützung und Hilfe bei administrativen Aufgaben
- Kontaktaufnahme mit den Abteilungen des Unternehmens und den Vertragspartnern, um die Kommunikation aufrechtzuerhalten
- Verwaltung von Auftragnehmern, Verträgen und Lieferanten

**Das bringen Sie mit**
- Kaufmännische oder technisch-handwerkliche Ausbildung
- Erste Arbeitserfahrung (2-3 Jahre) im Gebäude Unterhalt
- Versierter Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
- Sehr gute Deutsch
- sowie gute Englischkenntnisse
- Souveränes Auftreten
- Strukturierte, konzentrierte und gut organisierte Arbeitsweise; aufgeschlossen für neue Ideen und Vorschläge
- Ergebnis
- und lösungsorientiert mit Sinn für praktische Lösungen
- Ausgeprägte zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten
- Fähigkeit, selbstständig an mehreren Aufgaben zu arbeiten und Prioritäten zu setzen
- Flexibler Teamplayer der in einem schnelllebigen und sich rasch verändernden Arbeitsumfeld zurecht kommt

**Was wir anbieten**
- Eine grossartige Gelegenheit in einem vielseitigen Umfeld zu arbeiten, in dem Sie Ihre vorhandenen Kompetenzen ausbauen und neue Fähigkeiten erwerben können
- Dynamisches Umfeld in einer schnell wachsenden, agilen und teamorientierten Organisation
- Einen hochflexiblen Arbeitsplatz, an dem wir die Work-Life-Balance respektieren und wo offene Kommunikation und grosser Teamgeist sehr geschätzt wird

Art der Stelle: Teilzeit
Arbeitsstunden: 32 pro Woche

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