HR Admin

CONTEXTE

Au sein du département « Swiss Human Resources Transactional Expertise Center » (Swiss HR TEC) situé à la Chaux-de-Fonds ou sur le site de Richemont International SA à Villars-sur-Glâne, le/la HR Admin & Payroll Manager assure l’organisation et le management des pôles Administration RH / Paie de la Chaux-de-Fonds, de Schaffhausen et de Villars-sur-Glane. Il/elle a également la responsabilité de pilotage de projets RH en lien avec les opérations RH, la conformité légale et la digitalisation des processus RH pour son périmètre.

ROLE 

Dans le cadre du mandat de service RH, le/la HR Admin & Payroll Manager assure l’organisation et le management des trois pôles Admin RH / Paie, impulse et coordonne différents projets RH avec le pôle de Meyrin et pilote l’ensemble des activités liées aux opérations RH : l’administration RH, la paie, les assurances sociales, la gestion des temps, les outils RH et les projets transverses.

RESPONSABILITÉS

Offre de service Paie et Administration RH, centre de service partagé Swiss HRTEC
Définir et s’assurer de la mise en œuvre des prestations de service Paie et Administration RH pour les entités sous gestion au sein des pôles de la Chaux-de-Fonds, de Schaffhausen et de Villars-sur-Glâne pour les domaines suivants :

• Administration RH
  • Définir et proposer des actions d’optimisation du processus d’accueil et d’intégration admin RH des collaborateurs (formulaires, automatisations des outils, simplification des processus, etc.) 
  • S’assurer que l’ensemble des données soient correctes et à jour dans le système SAP RH et que la structure documentaire électronique soit complète
  • En collaboration avec l’Equipe HRIS Suisse, piloter les projets administration RH & paie dans une démarche d’amélioration continue
• Gestion des temps 
  • En collaboration avec les Entités/Maisons et l’Equipe HRIS, définir le processus administratif de gestion des temps et s’assurer de sa mise en œuvre dans les Entités/Maisons (formations, reporting, performance des systèmes et des processus)
• Paie et assurances sociales
  • Définir et mettre en œuvre les activités de gestion de la paie et des assurances sociales pour les Entités/Maisons des pôles sous gestion
  • S’assurer que les démarches liées aux assurances sociales soient effectuées avec exactitude et selon un processus interne harmonisé et automatisé
  • S’assurer de l’exactitude du service paie offert et répondre de la conformité des chiffres et des opérations (légal, taxes, matrices ICS, audit Groupe)
  • Piloter l’ensemble des paies des entités sous gestion des trois pôles
  • Collaborer avec les Payroll contrôleur pour garantir l’exécution des activités post paie (virements bancaires, comptabilisation des salaires, reporting légaux)
• Reporting finance & Statistiques RH 
  • Contribuer à la mise en place des rapports et statistiques pour faciliter les analyses RH des Financiers et HRBP des entités/Maisons
  • Veiller à ce que les systèmes et processus en place fournissent des chiffres exacts en temps et en heure (statistiques, cycles BU/LE, etc.)
• Support aux outils
  • En collaboration avec l’Equipe HRIS définir les besoins en matière de support et de formations auprès des collaborateurs et des Managers des entités sur les outils RH
  • S’assurer que les changements/améliorations/déploiements apportés aux outils soient testés et compris par les gestionnaires et spécialistes du pôle paie et administration RH
  • Organiser/ Piloter l’organisation des actions de formations/ d’information sur les outils auprès des collaborateurs et Managers

Processus, amélioration & qualité du service

• Piloter conjointement avec son homologue de Meyrin et l’équipe HRIS Suisse les différents projets et s’assurer de leur bonne coordination et mise en place sur les trois pôles
• Être force de proposition et référent métier pour tous les sujets en lien avec les opérations RHs de son périmètre
• S’assurer en collaboration avec le pôle de Meyrin que les règles de gestion de la paie/admin RH/assurances sociales soient communes
• Travailler en étroite relation avec le Compensation & Benefits Manager Suisse pour s’assurer que les processus soient en règle avec les directives Groupe, les obligations légales, cantonales et conventionnelles
• Maintenir un partenariat « service client » avec les Directions RHs des Entités, collecter/analyser leurs besoins et assurer la qualité et la pertinence du service délivré (conformité avec le SLA, enquêtes de satisfaction, etc.)

Organisation et gestion des 3 pôles Administration RH et Paie de la Chaux-de-Fonds, de Schaffhausen et de Villars-sur-Glâne

• Contribuer à la performance des trois pôles
• Garantir que les moyens/ressources sont en adéquation avec la charge de travail du département
• Assurer le management de son équipe (de 10 à 13 collaborateurs), l’évaluation des réalisations et des performances individuelles et collectives ; Participer à la formation et au développement de ses collaborateurs
• Veiller à l'alignement des compétences des collaborateurs et des prestations fournies aux besoins des clients et de la hiérarchie
• Développer une attitude positive et une écoute active pour créer des relations de confiance et un bon climat de travail
• Participer à l’élaboration du budget de fonctionnement des 3 pôles administration RH et Paie. Contribuer à la bonne tenue et au suivi de ce budget

PROFIL 

• Brevet Fédéral Spécialiste Ressources Humaines, Assurances Sociales, HES ou Bachelor en RH
• 5 à 10 ans d’expérience dans les domaines de la Paie/Administration RH Suisse, idéalement sur le système SAP et dans un environnement multi-entités/multi-sites et/ou international
• Grand sens du service et autonome dans un environnement changeant 
• Leadership et qualités de conduite du changement
• Capable de s’adapter aux contextes et aux personnes
• Sens pragmatique, agile avec les chiffres, organisé(e) et capable d’anticiper les besoins
• Force de proposition, rigoureux(se), ponctuel(le) et consciencieux(se)
• Polyvalent(e), disponible, bon esprit d’équipe
• Français et Anglais courant, Allemand un plus
• Maîtrise des outils informatiques, SAP RH, Power BI ou autre outil de reporting
• Gestion de projets un plus