Lead Associate, Administrative Services

vor 1 Monat

Kriens, Schweiz MSD Vollzeit

Job Description

Our Support Functions deliver services and make recommendations about ways to enhance our workplace and the culture of our organization. Our Support Functions include HR, Finance, Information Technology, Legal, Procurement, Administration, Facilities and Security.

We are seeking a talented and motivated Lead Associate, Administrative Services to support our company's Vice President (VP), Health Equity and Partnership, Human Health International to launch a new organization with a brand new company mandate. The Lead Associate, Administrative Services will be responsible for providing comprehensive administrative support to the VP and Health Equity & Partnerships Leadership team and serve as extended support to the President of Human Health International.

This is an ideal position for a career as a Lead Associate, Administrative Services who works well under pressure, is a self-starter, is passionate about delivering strategic value and wants to work in a dynamic, fast-moving, collaborative environment. 

This position requires initiative, high attention to detail and the ability to learn quickly with a demonstrated ability and willingness to continuously acquire new competencies.  It also requires good judgment, confidentiality, strong work ethic, a high degree of accountability, excellent organizational and computer skills and teamwork.

Main Responsibilities:

  • Manage executive’s calendar and conserve executive’s time by using discretion in setting up and accepting appointments; gather pre-reads and background information when appropriate

  • Coordination and preparation of the President’s and VP’s speeches, working documents and presentations for Internal and external events in close cooperation with the Chief of Staff/Executive Director Operations and the Europe and Canada Communications Lead

  • Organization, action points and note taking - Leadership Team Meetings in cooperation with the host country

  • Organize and coordinate meetings and teleconferences. Gather and organize meeting materials in advance. Reserve conference rooms and coordinate with appropriate departments for room-setups, audio-visual needs, security, catering, etc.

  • Working with Strategy Realization officer,  schedule and handle logistics various internal and external meetings, off-site and special purpose events

  • Handle incoming telephone calls and proactively take care of any routine matters and other requests that can be dealt with by the Lead Associate, Administrative Services

  • Schedule and coordinate complex domestic and international travel; create detailed itineraries and adjust in real time, as necessary

  • Manage expense reporting and purchasing

  • Manage third-party subscriptions and resources, including renewals and memberships

  • Assist with providing approval for resources, accounts, travel, invoices and escalate to management as needed

  • Collaborate with peer Executive Committee admins and Lead Associate admins on an ongoing basis to align strategies, improve processes and foster a sense of community

  • Participation and active role in organizational committees of regional events by providing input, ideas and sharing experience

  • Manage complex schedules with Senior Leaders, Leadership Team, and other high- level groups

  • Manage and promote the use of communication platforms and tools (e.g. team site, Microsoft solutions, agile methodology)

  • Preparing and editing executive presentations (PowerPoint)

  • Support  and coordinate special projects

  • General Secretarial and Clerical duties

  • May coordinate special projects within the division and area

Your Profile:

Education:

  • High School Diploma or Equivalent.

Required:

  • Numerous years administrative experience with experience in supporting a Senior Executive

  • Extensive experience performing administrative work that requires analysis, initiative, flexibility, tact and independent judgment and impeccable recordkeeping and record retention skills

  • Ability to work under pressure with little or no supervision to handle multiple tasks, as well as demonstrate accuracy and attention to detail

  • Ability to handle sensitive data with discretion and confidentiality

  • Organize, prioritize and coordinate multiple work activities with demonstrated ability to meet deadlines

  • Excellent communication skills with the ability to effectively interact with individuals at all levels of the organization

  • Proficiency in using MS Office Suite

  • Tech savvy with experience with SAP COMET preferred

The greatest inventions would not be brought to market without the right project management and administrative support. Woven into every part of the organization, our Administrative teams makes sure our concepts become reality.

THE COMPANY

Our company has had a presence in Switzerland since 1963. With a regional office and manufacturing/packaging facility, Lucerne is considered the center of operations. Approximately 1,000 people work collaboratively at the four Lucerne locations (Tribschenstrasse, Citybay, Schachen and Kriens). A fifth location has been recently established in Zurich, aimed at accelerating the development and commercialization of many of our company’s medicines and vaccines, which supports our mission to save and improve lives around the world. The new location has a target date of 2021 for operational readiness.

We are proud to be certified as a “Top Employer Switzerland” and “Top Employer Europe” showing the company’s commitment to our employees and the community around us.

The Switzerland Head Office of our company’s Swiss Subsidiary is based in Lucerne's city centre. Located in the heart of the city, employees work collaboratively across many departments including commercial, market access, medical affairs, clinical research, regulatory affairs, and policy & communications.

Current Employees apply HERE

Current Contingent Workers apply HERE

Search Firm Representatives Please Read Carefully 
Merck & Co., Inc., Rahway, NJ, USA, also known as Merck Sharp & Dohme LLC, Rahway, NJ, USA, does not accept unsolicited assistance from search firms for employment opportunities. All CVs / resumes submitted by search firms to any employee at our company without a valid written search agreement in place for this position will be deemed the sole property of our company.  No fee will be paid in the event a candidate is hired by our company as a result of an agency referral where no pre-existing agreement is in place. Where agency agreements are in place, introductions are position specific. Please, no phone calls or emails. 

Employee Status:

Regular

Relocation:

No relocation

VISA Sponsorship:

No

Travel Requirements:

10%

Flexible Work Arrangements:

Hybrid

Shift:

1st - Day

Valid Driving License:

No

Hazardous Material(s):

N/A

Requisition ID:R273232

  • Administrative Assistant

    vor 4 Wochen

    Kriens, Schweiz MSD Vollzeit

    Our Support Functions deliver services and make recommendations about ways to enhance our workplace and the culture of our organization. Our Support Functions include HR, Finance, Information Technology, Legal, Procurement, Administration, Facilities and Security. The Administrative Assistant will provide administrative support to the Global Regional...

  • Hpv Consumer Activation Lead

    vor 4 Wochen

    Kriens, Schweiz MSD Vollzeit

    Our Human Health Division maintains a “patient first, profits later” ideology. The organization is comprised of sales, marketing, market access, digital analytics and commercial professionals who are passionate about their role in bringing our medicines to our customers worldwide. The HPV Consumer Activation Lead supports the extensive acceleration of...

  • Mitarbeiter:in Service/Vertrieb 100 %

    Vor 3 Tagen

    Kriens, Luzern, Schweiz E3 HLK AG Vollzeit

    Mitarbeiter:in Service/VertriebMitarbeiter:in Service/Vertrieb Suchen Sie eine neue Herausforderung und möchten mit uns unseren HLK-Bereich in der Zentralschweiz weiter ausbauen? Dann werden Sie Teil unseres motivierten, engagierten und professionellen Teams.Zusammen stärken wir unsere Position als erstklassiges Unternehmen in der Gebäudetechnik Ihr...

  • Leiter Kundendienst

    Vor 6 Tagen

    Kriens, Schweiz Medici & Sprecher Vollzeit

    Unsere Auftraggeberin im Grossraum Zürich repräsentiert eine überschaubar grosse KMU im technischen Umfeld. Sie ist Teil eines etablierten internationalen Konzerns, der mit innovativen Technologien in verschiedenen Branchen sehr erfolgreich ist. Das spezifische Produktportfolio, der hervorragende Kundensupport und die zuverlässigkeit der Mitarbeitenden...

  • Mitarbeiter:in Service/vertrieb

    Vor 3 Tagen

    Kriens, Schweiz swisspro Vollzeit

    **Suchen Sie eine neue Herausforderung und möchten mit uns unseren HLK-Bereich in der Zentralschweiz weiter ausbauen? Dann werden Sie Teil unseres motivierten, engagierten und professionellen Teams.** **Zusammen stärken wir unsere Position als erstklassiges Unternehmen in der Gebäudetechnik!** **Ihr Wirkungsfeld** In dieser vielseitigen Funktion sind...

  • 4 weeks Internship in the Product Management service

    vor 3 Stunden

    Kriens, Schweiz MEDISYN SA Vollzeit

    The MEDISYN Group is the European market leader in laboratory diagnostics. We offer comprehensive medical-analytical laboratory services from local laboratories and supra-regional competence centres. The international MEDISYN network comprises around 20,000 employees in 40 countries. As one of the leading and most innovative companies in the field of...

  • Customer Service Employee

    vor 3 Wochen

    Kriens, Luzern, Schweiz MEDISYN AG Vollzeit

    Referenz Nr. 2600Ihr AufgabengebietDrehscheibenfunktion zwischen den zentralen Stellen Beanstandungen erfassen und bearbeiten First Level Support Sylex Telefonische Auskunft erteilen im Aufgabengebiet Stammdaten erfassen und pflegen im LIS und CRM Unterstützung Aussendienst und Marketing (administrativ und operativ) Kontrolle der nicht abgeschlossenen...

  • Autoersatzteilverkäufer (W/m/d) 100% Kriens

    Vor 2 Tagen

    Kriens, Schweiz SWISS AUTOMOTIVE GROUP Vollzeit

    Die - ** Derendinger**, ein Unternehmen der Swiss Automotive Group, ist bekannt als - **Markt-Leader** im Autoteilehandel mit dem grössten Vertriebsnetz in allen Sprachregionen der Schweiz. Was wir bieten: - Ein bewährtes, kollegiales und werteorientiertes Mitarbeiterumfeld mit flachen Hierarchien - Eine verantwortungsvolle, interessante und...

  • Customer Service Employee

    vor 3 Wochen

    Kriens, Schweiz SYNLAB Vollzeit

    Ihr Aufgabengebiet Drehscheibenfunktion zwischen den zentralen Stellen Beanstandungen erfassen und bearbeiten First Level Support Sylex Telefonische Auskunft erteilen im Aufgabengebiet Stammdaten erfassen und pflegen im LIS und CRM Unterstützung Aussendienst und Marketing (administrativ und operativ) Kontrolle der nicht abgeschlossenen Aufträge...

  • Servicetechniker (w/m)

    vor 4 Wochen

    Kriens, Luzern, Schweiz STS Elektro AG Vollzeit

    Die STS Elektro AG ist ein Dienstleistungsunternehmen in der Elektrobranche mitrund 80 Mitarbeitenden. Als Ihr flexibler Partner sind wir gleichermassen für kleinereReparaturaufträge, umfangreiche Grossaufträge und Gesamtprojekte zuständig.Für den Bereich Kundendienst suchen wir eine motivierte Persönlichkeit alsServicetechniker(w/m)Ihre Hauptaufgaben...

  • Rezeptionist (m/w/d) 100%

    vor 3 Wochen

    Kriens, Luzern, Schweiz The Boutique Hotel Himmelrich Vollzeit

    Rezeptionist-/in 100%Ab sofort oder nach Vereinbarung / unbefristetSie sorgen dafür, dass die Rezeption reibungslos funktioniert und der Serviceunkompliziert, schnell aber vor allem freundlich, zuvorkommend und zurZufriedenheit unserer Gäste abläuft. Administrative Aufgaben erledigen Sie inÜbereinstimmung mit der Abteilungsleitung und den gegebenen...

  • Sachbearbeiter/in Kundeninnendienst Workwear 80%

    vor 4 Wochen

    Kriens, Schweiz CWS Vollzeit

    Sachbearbeiter/in Kundeninnendienst Workwear 80% Deshalb lohnt sich dein Einstieg bei CWS - Wir sind Marktleader und weiter auf Erfolgskurs - "Can do"-Mentalität, mit grossem Freiraum für Eigeninitiative - Spannende Aufgaben mit täglich neuen Herausforderungen - Innovatives Arbeitsumfeld und gelebte Teamkultur - Attraktive Konditionen mit 5 Wochen...

  • Aushilfe Smartbar 50

    vor 2 Wochen

    Kriens, Schweiz Mediamarkt Vollzeit

    Deine Aufgaben Du stellst eine enge Kundenbetreuung in Bezug auf Online-Abholungen, Retouren, Änderungen sowie Reparaturen sicher Du bedienst die Kasse und bist die erste Anlaufstelle für Club- & Shoppingcardkunden und -kundinnen Du findest pragmatische Lösungen bei Kundenreklamationen und schaffst es, die Kunden zufriedenzustellen Du erledigst mit Freude...

  • Verkaufsberater Piano/Tasten 100%

    vor 2 Wochen

    Kriens, Schweiz Musik Hug AG Vollzeit

    Wer sind wirMit Gründungsjahr 1807 gehört Musik Hug zu den traditionsreichsten Musikhäusern weltweit. Ein Team von rund 190 Mitarbeitenden an 10 Standorten in der Schweiz setzt sich täglich für unsere musikbegeisterte Kundschaft ein. Wir sind stolz darauf, unser Wissen auch an unsere Auszubildenden weiterzugeben. Bei Musik Hug kannst Du Musik und...

  • Aushilfe Smartbar 50

    vor 3 Stunden

    Kriens, Schweiz MediaMarkt Vollzeit

    Deine Aufgaben Du stellst eine enge Kundenbetreuung in Bezug auf Online-Abholungen, Retouren, Änderungen sowie Reparaturen sicher Du bedienst die Kasse und bist die erste Anlaufstelle für Club- & Shoppingcardkunden und -kundinnen Du findest pragmatische Lösungen bei Kundenreklamationen und schaffst es, die Kunden zufriedenzustellen Du erledigst mit Freude...

  • Aushilfe Smartbar 50

    vor 2 Wochen

    Kriens, Schweiz MediaMarkt Vollzeit

    Deine AufgabenDu stellst eine enge Kundenbetreuung in Bezug auf Online-Abholungen, Retouren, Änderungen sowie Reparaturen sicherDu bedienst die Kasse und bist die erste Anlaufstelle für Club- & Shoppingcardkunden und -kundinnenDu findest pragmatische Lösungen bei Kundenreklamationen und schaffst es, die Kunden zufriedenzustellenDu erledigst mit Freude...

  • Aushilfe Smartbar 50

    vor 2 Wochen

    Kriens, Schweiz MediaMarkt Vollzeit

    Deine AufgabenDu stellst eine enge Kundenbetreuung in Bezug auf Online-Abholungen, Retouren, Änderungen sowie Reparaturen sicherDu bedienst die Kasse und bist die erste Anlaufstelle für Club- & Shoppingcardkunden und -kundinnenDu findest pragmatische Lösungen bei Kundenreklamationen und schaffst es, die Kunden zufriedenzustellenDu erledigst mit Freude...

  • Aushilfe Smartbar 50

    vor 2 Wochen

    Kriens, Schweiz MediaMarktSaturn Retail Group Vollzeit

    Deine Aufgaben Du stellst eine enge Kundenbetreuung in Bezug auf Online-Abholungen, Retouren, Änderungen sowie Reparaturen sicher Du bedienst die Kasse und bist die erste Anlaufstelle für Club- & Shoppingcardkunden und -kundinnen Du findest pragmatische Lösungen bei Kundenreklamationen und schaffst es, die Kunden zufriedenzustellen Du...

  • Aushilfe Smartbar 50

    vor 2 Wochen

    Kriens, Luzern, Schweiz Media Markt Schweiz AG, Zweigniederlassung Kriens Vollzeit

    Job-ID: 81748Aushilfe Smartbar % (m/w/d)Industriestr. 156010 Kriens(CHE)Details zum JobStandortKriensOrganisationMedia Markt KriensAbteilungMarkt - Kasse / Info / ServicePositionsebeneBerufserfahreneBeschäftigungsausmaßVollzeit/TeilzeitWochenstunden21 - 42Deine AufgabenDu stellst eine enge Kundenbetreuung in Bezug auf Online-Abholungen, Retouren,...

  • Immobilienbewirtschafter Springerorganisation

    vor 3 Wochen

    Kriens, Schweiz Privera Vollzeit

    Deine Aufgaben im Detail Vertreten der Eigentümerschaft gegenüber Mieter:innen, Behörden und Handwerker:innen Sicherstellen des Prozesses von der Mieterkündigung bis zur Wiedervermietung der Objekte Koordinieren und umsetzen der Vermietungsaktivitäten Die Liegenschaften auf deren baulichen Zustand prüfen sowie organisieren der...