Assistante ou assistant du Directeur et soutien au Secrétariat général

Assistante ou assistant du Directeur et soutien au Secrétariat général (50-80 %)Entrée en fonction :1er avril 2026 ou à convenirLieu de travail :La Direction de la santé, des affaires sociales et de l'intégration (DSSI) façonne les ressources dans les domaines de la santé, du social et de l'intégration. Le Secrétariat général soutient la Direction au niveau du pilotage politique et opérationnel. Il englobe le secrétariat de l'office, qui est la plaque tournante de la Direction au plan organisationnel, ainsi que le secrétariat de Direction pour lequel nous recherchons une personne fiable sur laquelle le Directeur puisse compter, capable de structurer les affaires complexes et de garder une vue d'ensemble lors de périodes de stress.Vos tâchesAssister le Directeur selon ses besoinsGérer l'agenda, organiser et coordonner les séances, les discussions et les engagements professionnelsOrganiser le cadre des séances et des événements, documentation et collations comprisesOrganiser et coordonner le service de chauffeurAssurer la correspondance et les tâches administrativesRédiger des courriers en allemand et en français, au contenu exigeant et parfois confidentielRéceptionner les appels téléphoniques et recevoir les visiteurs au nom du Directeur, trier les demandesTrier le courrier, assigner et attribuer les mandats aux services compétentsAssumer les tâches de secrétariat et traiter les affaires en équipePréparer et assurer le suivi des séances et des comités impliquant la Direction ainsi que la DSSI, préparer les documents et rédiger les procès-verbaux selon les besoinsAssurer la gestion numérique des dossiers pour les affaires importantesParticiper à la gestion des affaires du Conseil-exécutif et du Grand ConseilCollaborer étroitement avec les autres membres du secrétariat de l'office tout en répartissant clairement les tâches et en assurant une suppléance mutuelleAssumer la fonction de praticienne formatrice suppléante ou de praticien formateur suppléant (pour les apprenties et apprentis employés de commerce)Votre profilFormation commerciale de base (CFC) ou formation équivalenteExpérience professionnelle dans un poste exigeant d'assistante ou d'assistant ou au sein d'un secrétariat, idéalement dans une administrationTrès bonnes connaissances en informatique (MS Office) et intérêt pour les outils numériquesExpérience ou intérêt pour l'accompagnement professionnel des apprenties et apprentis, attestation de suivi du cours cantonal ad hoc ou disposition à le suivreLangue maternelle française idéalement, très bonnes connaissances des deux langues officielles (allemand/français) à l'écrit comme à l'oral (niveau C1/C2). Le bilinguisme est un atout.Facultés élevées de planification et d'organisation, rigueur, fiabilité et discrétionMéthode de travail autonome et structurée, capacité à travailler en équipe, sens du servicePlaisir à travailler avec des jeunes et à accompagner les personnes en apprentissageNous vous offronsUn rôle pivot au sein de la Direction touchant à des questions stratégiques et politiques relevant de la santé, des affaires sociales et de l'intégrationDes tâches variées et des responsabilités clairement définies au niveau de l'organisation et du quotidien de la DirectionLa possibilité, en qualité de praticienne formatrice suppléante ou praticien formateur suppléant, d'accompagner et de superviser au plan professionnel des personnes effectuant un apprentissage de commerceUne équipe motivée et solidaire au sein du Secrétariat général et sachant collaborer et se soutenirDes conditions d'engagement modernes et des possibilités d'évolutionSelon la situation, la possibilité de faire du télétravail lorsque les tâches et les priorités du service le permettent - la présence sur place est requise lors de séances importantes et de périodes nécessitant une coordination accrue.ContactNous nous réjouissons de faire votre connaissance Transmettez-nous votre dossier de candidature en ligne. Pour plus d'informations, veuillez contacter Elena Balmer, Responsable du secrétariat administratif, par téléphone au +41 31 635 22 69, jid072d670ait jit0104ait jpiy26ait